不在時のメールテンプレート

休暇に出かけるので不在時メッセージを設定する必要がありますか？それとも単に1日休みを取り、仕事で煩わされたくないだけですか？いずれにしても、良い不在時テンプレートが役に立ちます。

このようなテンプレートは通常、シンプルで使いやすく、メッセージを自由にカスタマイズできます。今日は、休暇中の自動応答に使用できるいくつかの異なる不在時テンプレートを紹介します。

不在時テンプレートを使用すべき理由

ほとんどの人は、メール管理ツール（不在時テンプレート応答など）を使用します。メールから長期間離れている場合（例えば、休暇中または単に1日休みを取っている場合）。受信トレイをチェックしないこと、そしてすぐに戻ることを知らせる自動応答を設定できます。このようにして、彼らはあなたからの返信をすぐに期待せず、あなたは仕事について心配することなく休みを楽しむことができます。

しかし、テンプレート応答を使用したい他の時間もあります。忙しくなることがわかっていて、いつもと同じようにメールに対応できない場合、不在時メッセージは、すぐに対応できない可能性があることを人々に知らせます。その後、応答を待つか、別の連絡方法を見つけるかを決定できます。

不在時メッセージは、仕事が多すぎてすべてのメールにすぐに対応できない場合、人々の期待値を管理するのにも役立ちます。忙しいがすぐに返信することを知らせることで、双方の不満を避けるのに役立ちます。

不在時メールテンプレートにタイトルを付ける方法

短くて要点を押さえたものにしてください。「Out of Office」、「Vacation Auto-Reply」、または「Away」はすべて良い選択肢です。件名行には、いつ戻るかを含めるのも良い考えです。そうすることで、人々は返信を待つ期間を知ることができます。

例えば、「1月15日まで不在」は良く機能します。これはまた、メールメッセージシステムがそれを行うことができる場合のフィルタリングに役立ちます。しかし、何よりも、メールの本文を読まずに返信がいつ来るかを他の人に知らせます。このようにして、あなたは時間を大切にしていることを示しています。

不在時メール件名の例

• 不在：[日付]
• 不在：[休暇の詳細]
• 不在：[不在の理由]
• 休暇中：[日付]～[日付]
• 祝日：[日付]～[日付]
• OOO：病気休暇
• 利用不可：海外出張
• 緊急時：
• [日付]にデスクを離れています
• 現在休暇中です
• ループから外れています
• すぐに戻ります
• サバティカル中
• ちょっと休息を取りに出かけています

不在時テンプレートの書き方

自動応答メールの本文に関しては、注意すべき点がいくつかあります。

まず、デスクから離れていて、メールにすぐに対応できないことが明確であることを確認したいです。時々受信トレイをチェックする場合は、返信がいつ来るかを人々に知らせてください。確実でない場合は、来ない可能性のある返信を人々が待つより、この部分を避ける方が良いです。

次に、緊急の場合に備えて、個人の電話番号を残すことができます。ただし、すぐに出られない可能性があることを記載し、極めて緊急の場合のみこの方法で連絡することを要求してください。

また、不在中に連絡できる人、および彼らが必要とする可能性のある関連情報（締め切りやプロジェクトの更新など）を含めることも良い考えです。もちろん、いつ戻るかを忘れずに記載してください。短くて甘く保ってください。誰もあなたと連絡を取ろうとしているときに小説を読みたくはありません。

最後になりましたが、これはオプションです。不在中に何をすべきかを人々に知らせるための簡潔なメッセージを含めることができます。例えば、あなたが提供できない場合、彼らが必要な情報を見つけることができる場所。

不在時メールテンプレートに含めるべきもの

• 署名
• 不在の日付または帰宅予定日
• 不在であること、またはすぐに戻ることを知らせるための簡潔なメッセージ
• 不在中に連絡できる人（該当する場合）
• 返信がいつ来るか（休暇中に受信トレイをチェックする場合）
• 代替の連絡方法

不在時メールの例とテンプレート

フォーマルな不在時テンプレート

件名：不在

件名：不在時テンプレート

件名：不在[日付開始-終了]

件名：不在-祝日

件名：祝日[日付]

件名：利用不可：海外出張[日付]

件名：サバティカル中[日付]

件名：病気休暇[日付]

件名：不在：会議[日付]

件名：不在：企業リトリート[日付]

件名：不在[日付]

件名：OOO[日付]

カジュアルな不在時テンプレート

件名：デスクを離れています

件名：[日付]まで休憩中

件名：不在[日付]

件名：やっと休暇です

件名：ループから外れています[日付]

件名：申し訳ありませんが、OOOです[日付]

件名：不在[日付]から[日付]まで

件名：ビーチで[日付]

不在時テンプレートのベストプラクティス

短く保つ

不在時メッセージを書くときは、短くて甘く保つことが重要です。あなたが誰であるか、または何をしているかについて詳しく説明する必要はありません。緊急の場合に同僚があなたに連絡できるように、必須事項だけを提供してください。

正しいトーンを使用する

不在時メッセージは、会社の文化と価値観を反映しているため、正しいトーンを使用することが重要です。どのトーンを使用するか確実でない場合は、プロフェッショナリズムの側を選択してください。

あまりにもカジュアルまたはプロフェッショナルでないように聞こえたくはありません。そうすることで、会社に悪い影響を与える可能性があります。会社が独自のブランドブックとトーンを持っている場合は、不在時メッセージを書くときにそれをガイドとして使用してください。

スラングや専門用語を使用する場合は、メッセージを読むすべての人がそれを理解することを確認してください。あなたにとって面白いことは、特に同じ国や地域からではない場合、自動応答の受信者にとって面白くないかもしれません。

不在の日付を追加する

可能な限り、不在時メッセージに不在の日付を追加してください。これにより、同僚、クライアント、および/またはビジネスパートナーが、あなたからの返信がいつ来るかを知ることができます。戻る時期が確実でない場合は、日付の範囲または推定を提供してください。この場合、必要だと思うより長い期間を与える方が慎重です。

代替の連絡方法を記載する

不在時メッセージに、緊急の場合に備えて、代替の連絡方法を記載してください。これは、同僚のメールアドレス、電話番号、または物理的な住所である可能性があります。個人情報の共有に不安がない場合は、携帯電話番号またはソーシャルメディアハンドルを含めることもできます。

含める情報が多いほど、不在中に誰かがあなたに連絡する可能性が高くなることを覚えておいてください。そのため、代替の連絡方法を含めるのは、休暇中に連絡されることに不安がない場合のみにしてください。

同僚の連絡先を共有することにした場合は、それを追加する前に、連絡先であることを知っていることを確認してください。

あまり深く、または具体的になりすぎない

不在時メッセージを書くときは、あまり深く、または具体的になる衝動に抵抗してください。これはあなたの人生の話や最新の休暇写真を共有する時間ではありません。要点を把握して、同僚が最小限の中断で仕事に戻ることができ、ビジネスパートナーが小説をふるい分けることなく必要な情報を見つけることができるようにしてください。

内部および外部OOOテンプレートを設定する

頻繁に不在時メッセージがある場合は、時間を節約するために内部および外部OOOテンプレートを設定してください。このようにして、デスクを離れる必要があるたびに、空白に特定の情報を入力するだけです。

内部不在時メッセージは会社内の人に送信され、外部のメッセージは会社外の人に送信されます。2つの主な違いは、内部OOOメッセージが外部のメッセージと同じくらい正式である必要がないということです。

概要

自動応答メッセージは、仕事から少し時間を取る必要があるときに必要な悪です。これらのベストプラクティスに従うことで、プロフェッショナル、情報提供、そしてそれを受け取るすべての人に役立つ不在時メッセージを書くことができます。彼らはあなたが思うより不在時メッセージをさらに高く評価するかもしれません。