メールでの自己紹介の方法（ヒント＋テンプレート）
件名、本文、避けるべきよくある間違いに関するヒントを含む、効果的なビジネス自己紹介メールの作成方法を学びます。自己紹介メールの重要性を理解し、強い第一印象を与えるための例をご紹介します。...
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1日に3000億通以上のメールが送受信されている中で、メールは不可欠なコミュニケーション手段です。特に知らない人にメールを書く場合、プロフェッショナルな方法でビジネスメールを始める方法を考え出すことは、マーケター、営業担当者、カスタマーサービス担当者にとって同様に課題となります。
実際のところ、メールの始め方は、受信者がメールをすぐに閉じて削除するか、読み続けるかの違いを生む可能性があります。以下の記事では、メールを始める方法に関するいくつかのヒントと、ビジネス対応で使用できる最も一般的なメール挨拶とメール開始文をいくつか提供します。トランジションメールからネットワーキングメールまで、適切なテンプレートを用意することは大きな助けになります。ビジネスメール終了テンプレートが必要な場合もカバーしています。
メールの開始に含めるべきもの
1. 敬礼または挨拶
どの程度フォーマルである必要があるかに応じて、適切な挨拶で始めます。常に受信者の名前を含めて（わかっている場合）、挨拶をより個人的にします。最後に、受信者の名前のスペルが正しいことを再確認してください。プロのヒント？以前のメール、メール署名、またはウェブサイトで見られるように、彼らの名前をコピーして貼り付けて、タイプミスをしないようにしてください。プロモーションメールテンプレートの多様性を持つことで、マーケティング活動をより効率的で効果的にできます。
2. 紹介と執筆理由（必要な場合）
初めて誰かに書く場合、自分自身を紹介し、メールの目的に関する簡潔な文を含めます。この文は受信者がメールを読むか無視するかを決定する可能性があるため、目的が明確で説得力があることを確認してください。
相互の友人、同僚、または知人がいる場合は、それらを言及してください。これはあなたが応答を得る可能性を増やすことができます。例えば、このような微妙な名前のドロップを行えます：「Hi [名前]、週末に相互の友人Richard（[会社]から）に会いました。彼は、あなたの現在のプロバイダーがもう十分ではないため、新しいヘルプデスクツールが必要だと述べました…」
3. 開始フレーズ/良い願い（オプション）
長い間受信者に書いていない場合、または受信者とカジュアルな関係がある場合、「お疲れ様です」のような短い肯定的なメモを含めることが適切です。これはメールの残りの部分に適切なトーンを設定できます。
または、受信者がLinkedInまたは他のソーシャルメディアで更新を共有している場合、最新の成果（個人的および専門的）について彼らを祝福してください。「昇進おめでとうございます」または「おめでとうございます。[受信者の会社]が[会社]のような重要なクライアントを買収するのを見るのは素晴らしいです」のようなことを言うことができます。
4. お礼の行（オプション）
コンテキストに基づいて、メール対応に短い「ありがとう」行を追加できます。例えば、見込み客/顧客があなたに問い合わせを連絡した場合、「ご連絡ありがとうございます」または「[会社]にお問い合わせいただきありがとうございます」は必須です。ただし、お礼状を入れるときはいつでも、それをパーソナライズすることが重要です。標準的なお礼状（上記で言及したもの）は少し一般的すぎて、冷たいまたは距離を置いているように見える可能性があります。
単にお礼の行の前に名前を追加することで、メッセージはより温かく招待的に聞こえます。例を次に示します：「Emily、[会社]にお問い合わせいただき、この問題を提起していただきありがとうございます。あなたは絶対に正しいです…」
メールを始めるための例とテンプレート
プロフェッショナルなメール挨拶
*「Hi [名前]」はおそらくビジネス界で最も一般的で最も広く使用されているメール敬礼です。この挨拶は一般的にセミフォーマルおよびインフォーマルなコミュニケーションスタイルに推奨されます。もう少しフォーマルにしたい場合は、「Hi」を「Hello」*に置き換えることができます。
*「Dear [名前]」*もフォーマルおよびインフォーマルなコミュニケーションの両方に適切です。便宜上、プロフェッショナルなメールを始める際に選択できる他の一般的な挨拶のリスト全体を準備しました。チェックしてください：
1人または2人の受信者に書く場合：
- Dear [名前],
- Dear [名前] and [名前],
- Hello [名前],
- Hi [名前],
- [名前],
- Hey [名前],
3人以上の受信者に書く場合：
- Hello everyone,
- [グループまたはチーム名],
- Hi team,
- Hello all,
- Hi there,
- Good morning,
- Good afternoon,
- Good evening,
受信者の名前がわからない場合：
- Dear Sir,
- Dear Madam,
- Hi,
- Hello,
- Greetings,
- Dear Hiring Manager,
- Dear Recruiting Team,
一般的なメール開始フレーズ
挨拶に続いて、メールを開始するための短い開始文を含めることができます。ただし、フォーマルなメールを書いている場合やコールドメールで潜在的な顧客にメールを送っている場合は、これらのような文を避けるのが最善です。これらはあまりにも親切に見える可能性があります。また、例えば会社の謝罪メールで使用しているトーンに注意する必要があります。以下は、メール開始の最も一般的な例のいくつかです：
- Hope this email finds you well.
- I trust you are doing well.
- How’s it going at [Company name]?
- It’s great to hear from you.
- I’m pleased to hear that…
- I hope you enjoyed your weekend.
- Hope you’re enjoying your holiday.
- I hope you had a great trip.
- I hope you’re doing well.
- Hope you’re feeling great!
- I hope you’re having a great week.
- I hope you’re having a wonderful day.
- I hope you enjoyed the event.
- I hope you enjoyed your vacation.
- I’m reaching out about…
- I’m wanted to ask about…
- I just wanted to send you a brief note about …
- Congratulations on [recent accomplishment].
- How did [recent project/ event] turn out?
- I loved your recent [article/social media post].
フォローアップメール開始フレーズ
フォローアップメールの最初に何を書くべきか確実でない場合は、会話のきっかけになる次のメール開始フレーズのいずれかを含めることを検討してください：
- As we discussed in our phone call …
- As we discussed at our meeting …
- As promised, here’s …
- I’m checking in on …
- Just checking in to make sure that …
- Following up on our meeting …
- I am writing to follow up on…
- I’m getting back to you about…
- This is just a quick note to…
- This is just a quick reminder…
- I wanted to let you know that…
- Can you please give me an update on …
- I’m writing to remind you about…
- It was great to meet you at [event].
- It was great talking to you last week.
- I’m glad we had a chance to chat at the [event].
- It was a pleasure to meet you yesterday.
メール開始フレーズに返信
顧客または見込み客に返信する場合、短い「ありがとう」行は多くの場合に適切です。「ありがとう」を組み込む方法が確実でない場合、またはさらにインスピレーションが必要な場合は、いくつかの代替案をチェックしてください：
- Thanks for getting in touch.
- Thank you for your message.
- Thank you for letting me know.
- Thank you for the update.
- Thank you for the heads up.
- Thanks for keeping me in the loop.
- Thanks for the quick response.
- Thank you for taking the time to [write to us/give us your feedback].
- Thank you so much for getting back to me.
- Thanks for getting back to me so quickly.
- Thanks for your feedback on …
- I’m sorry it took me so long to get back to you.
- I apologize for the late response.
- I’m sorry it’s been so long since my last email.
- Sorry for my late reply.
- Could you please clarify [something]?
- Could you explain what you mean by [something]?
- Could you give us some more details on…?
コールドセールスメールを始める方法
見込み客にコールドメールを書く場合、最初の段落はあなたの見込み客がメッセージを読む価値があると思うかどうかを決定するため、印象を与えて目立つことが重要です。紹介段落に含めることができるいくつかの例を次に示します：
「My name is [Name], and I am the marketing director for [Company]. [Mutual connection] recommended that I get in touch with you regarding …」
「My name is [Name], and I’ll keep this quick. I’m the founder of a software tool that helps businesses like yours achieve [specific goals] through [product benefits].」
「My name is [Name] and we work with companies like [Company 1], [Company 2], and [Company 3] to improve their [sales/ marketing efforts/ customer service, etc.].」
「[Name] from [Company] here. I saw you recently [visited our website/ downloaded a whitepaper, etc.]. I’ve worked with similar companies in [field/ industry] and I thought I’d reach out.」
「My name is [Name] and I’m with [Company]. We have recently launched a new solution that [what your solution does]. Based on your online profile [profile link], it appears that you might be the right person to talk about [problem solved by your product].」
詳細については、コールドセールスメールテンプレートをご覧ください。
セールスフォローアップメールを始める方法
見込み客をフォローアップすることは、特に彼らが以前のメッセージに返信していない場合、難しい場合があります。その場合は、これらの効果的なメール開始文のいずれかを試してください。役に立つかもしれません。
「I trust that you have had an opportunity to read my previous email and look at our website, so I figured it’d be worth checking in with you again.」
「I sent you an email a while ago about [Company] and how I think we could be a great fit for you and [Company]. Did you know that our clients report [a **% increase] in [sales] when they use our [software/ platform/ tool]?」
「I hope I’m not overstepping, but I see that you have read my previous email and visited our site (the wonders of modern technology). I think this will be a good time for us to take the conversation further. What do you think? Are you available for a quick call on [date and time]?」
「I know how busy you must be managing your team and helping them increase [job function]. I sent you some information about [Product] a while ago and I thought this might be a good time to give you a practical demonstration.」
「I’m writing to follow up on my email as I didn’t hear back from anyone on the team. As I stated in my previous message, I believe [Product] can greatly improve how you do [what your product helps with].」
詳細については、セールスフォローアップメールテンプレートをご覧ください。
購入後/顧客ウェルカムメールを始める方法
誰かが製品を購入したり、サービスにサインアップしたりするたびに、あなたは彼らに感謝するか、「ファミリー」に彼らを歓迎して、あなたの関係が素晴らしいスタートを切ることを確認する必要があります。これを行う最良の方法は、お礼状、短い紹介、および有用な情報を含むウェルカムメールを書くことです。
「Thank you for your recent purchase with us! I hope you’re enjoying your [product/ service].」
「Welcome to [Company]! We’re feeling pretty lucky that you chose us, and I just wanted to say thank you on behalf of our whole company.」
「I’m [Name], the founder of [Company] and I’d like to personally thank you for signing up for our service.」
「Welcome to [Product/ Company]. We’re thrilled to see you here! I’ll be your guide during this onboarding period, and my goal is to ensure you have a positive experience and get the most out of our [product/service].」
「Welcome to [Brand]! We’re excited to have you on board and we can’t wait for you to start using [product/ service] and seeing results.」
購入後メールテンプレートとウェルカムメールテンプレートをさらに確認してください。
カスタマーサービスメールを始める方法
ほぼすべてのカスタマーサービスメールは、シンプルなカスタマーサービスリクエストに返信する場合でも、カスタマーの苦情に答える場合でも、「ありがとう」メモで始まるべきです。以下のようになります：
「Thanks for reaching out! I’d be more than happy to help you.」
「Thank you for contacting [Company]. My name is [Name] and it would be my pleasure to assist you with …」
「Thank you for writing to us today. I’d be happy to answer those questions for you …」
「Thank you for your inquiry about […]. I’m really sorry to hear that you can’t […] I’m escalating your issue so that someone can take a closer look at what’s going on right away.…」
「Thank you for writing in. This message is to confirm that we’ve received your request, and will be in touch within ** hours with a complete response.」
詳細については、カスタマーサービステンプレートをご覧ください。
カスタマー謝罪メールを始める方法
怒っている、または不満を持っている顧客に対応する場合、共感を示し、ビジネスに代わって謝罪メールを送ってください。以下のようにできます：
「Thanks so much for reaching out about order #[number]. I’m so sorry the product hasn’t worked out for you.」
「I’m so sorry that you had a negative experience with [product/ service/ company department]. I’ve looked into the issue, and it seems that [briefly explain the reason for their bad experience].」
「I am so sorry to hear that you have had such a poor experience with us. Although we strive for 100% customer satisfaction, it’s clear we’ve fallen short in this instance – and that’s unacceptable.」
「I am so sorry to hear that [a brief summary of their bad experience]. That should have never happened, and I completely understand how frustrating this must be for you.」
「Thank you for providing us this feedback. I realize how frustrating it must be to [details of the issue]. We obviously failed this time, and for that, we are very sorry.」
まとめ
ビジネスメールの開始（挨拶、開始行、最初の文）は、受信者がメールを開いたときに最初に見るものです。プロフェッショナルな方法でメールを始めることで、受信者に良い印象を与える可能性が高くなります。使用する挨拶と、プロフェッショナルなビジネスメールの開始に選択する最初のいくつかの文は、視聴者とコミュニケーションのコンテキストに依存します。次のメールを顧客またはコールドプロスペクトに送信する方法が確実でない場合は、上記で言及したメール挨拶とメール開始フレーズをプロンプトとして使用してください。
メールのスペルや文法エラーを再確認し、常に受信者の名前のスペルが正しいことを確認してください。最後のヒントは、簡潔なものを保つことです。誰も長いメールを読みたくないからです。適切なトーンを使用して要点をすばやく把握すれば、完璧です。
