通話フォローアップメールテンプレート
カスタマーサービス、営業、採用における通信を強化するための効果的な通話フォローアップメールテンプレートをご覧ください。フォローアップの重要性、簡潔なメールの作成、および関係を強化し問題を解決するための影響力のある件名行の使用について学びます。...
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適切なフォローアップメールテンプレートを探していますか？これまで使用していたものが成果を上げていないか、あるいはまだ使用していないかもしれません。そうであれば、正しい場所に来ました。確実に結果を得られるポライトなフォローアップメールを紹介します。
よく考えられたフォローアップメールシーケンスは、取引を成立させ、リードを有料顧客に変換するのに役立ちます。では、始めましょう。
フォローアップメールを送信することの重要性
効果的なフォローアップメールが重要であることは疑いの余地がありませんが、それでも多くの人がそれを送信していません。なぜでしょうか？
時々、人々は「押し付けがましい」と見えることを恐れたり、彼らの製品またはサービスが自分自身を売るだろうと思っています。真実は、ほとんどの人があなたがそこにいることを思い出させ、問題を解決できることを示すために、少しの後押しが必要です。
フォローアップメールはリマインダーとして役立ちます。あなたがその人と連絡を保つことに関心があること、そして時間と意見を大切にしていることを示しています。フォローアップすることは、あなたが整理されており、重要な詳細を追跡できることを示しています。また、製品リリーステンプレートを使用すると、メッセージングが一貫性があり、製品ローンチのすべての必要な側面をカバーしていることが確認されます。
よく考えられたフォローアップメールは、数週間取り組んでいた取引を成立させるために必要なすべてである場合があります。したがって、フォローアップメールをまだ送信していない場合は、今が始める時です。また、強力なプロモーションメール例は、独自のメールキャンペーンにインスピレーションを与えることができ、アクションを促す説得力のあるメッセージをどのように作成するかを示しています。
フォローアップメールに題名を付ける方法
誰かと会った後にメールを送信する場合、経験則は、メールの件名行に会った出来事または機会の名前を含めることです。例えば、「[会議名]であなたと会えてよかった」。これは受信者の記憶を呼び起こし、友好的な注記で会話を始めるのに役立ちます。
製品デモまたはサービスに興味を持つ可能性のある潜在顧客へのメールでは、メールの件名行に関連するキーワードを含めるようにしてください。例えば、「[製品/サービス]についてまだ関心がありますか？」
メールの件名行に何を言うべきかわからない場合は、あまり多く書かないでください。目標は、受信者がメールが何についてであるかを簡単に知ることができるようにして、それを開くべきかどうかをすばやく判断できるようにすることです。
フォローアップメールの件名行の例
- フォローアップ
- Re: [会議/会議]
- Re: [前回のメール]
- [製品/サービス]についてまだ関心がありますか？
- 近いうちにお返事をお待ちしています
- 確認しています
- [トピック]についての簡潔な質問
- [特定のプロジェクト]についての更新をお送りしたいと思いました
- あなたの注目を失わなかったことを確認したかっただけです…
- やあ、また！
- ボイスメールを残したばかり
フォローアップメールの書き方
フォローアップメールを書くときに心に留めておくべき良いプラクティスをいくつか紹介します。
- メールの内容を明確にする – 受信者は、メールの目的をすばやく理解できるようにしてください。その人とのやり取りの簡潔な要約を含めることもできます。
- フォローアップメールテンプレートを本当に短くする – すべての人が長いメールを読むのが好きではないので、要点にすばやく到達するようにしてください。
- 添付ファイルを含めることを恐れないでください – その人が有用だと思うと思われる場合は、追加情報を追加してください。以前に何かを送信していても、もう一度含める価値があります。
- 二重チェックを与える – メールの作成が完了したら、一歩下がってそれを大声で読んでください。読みたいと思うようなことに聞こえますか？そうでなければ、受信者も同じように思う可能性があります。メールに何も追加しないフィラーワードまたは文を必ず削除してください。文法とスペルの間違いもチェックしてください。
- CTAを含める – メールに明確なコールトゥアクションがあることを確認して、受信者が次に何をするべきかを知るようにしてください。例えば、会議をスケジュールする場合、利用可能な日時を指定してください。
- 肯定的な注記で終わる – 常にメールを高く終わらせて、受信者がそれを読んだ後に気分が良くなるようにしてください。
つまり、ポライトなフォローアップメールで適切なバランスを取ることが重要です。押し付けがましい、または過度に執着しているように見えたくはありませんが、フォローアップするのに気になっていないように見えたくもありません。重要なのは、その人の時間を尊重することと、連絡を取りたいことを示すことの間の中間の道を見つけることです。
フォローアップメールに含めるもの
- 前回のメールのコピー
- 追加の添付ファイル
- 前回のインタラクションへの参照
- その他の有用な情報
- CTA
- 肯定的な注記
フォローアップメールの例とテンプレート
プロジェクトについての簡潔な質問
やあ[名前]、
昨日あなたと会えて、あなたのプロジェクトについてもっと聞けてよかったです。[製品/サービス]についてまだ関心があるかどうかを確認するためにフォローアップしています。あなたが探しているものに適していると思います。
関心がある場合は、詳細について話し合うために時間をセットアップするのが嬉しいです。それがあなたに適しているか、または他に質問がある場合はお知らせください。
最高の、 [署名]
会議後の確認
こんにちは[名前]、
昨日[会議の状況]であなたと会えて、貴社についてもっと学ぶ機会があってよかったです。フォローアップして、あなたがまだ私たちと協力することに関心があるかどうかを確認したかったです。
お互いに素晴らしいマッチになることができ、あなたが目標を達成するのを手伝うことができると確信しています。
同意する場合は、次のステップについて議論できるように、チャットする日付をセットアップしたいと思います。あなたがそれに参加しているか、または他に質問がある場合はお知らせください。耳をかたむけています。
ありがとう、 [署名]
電話会議後のフォローアップ
おはようございます[名前]、
昨日電話であなたと会えてよかったです。来週火曜日の午前11時にコーヒーを飲むために会うことができるかどうかを素早くフォローアップして確認したかったです。
その地域にいるので、あなたが取り組んでいることについてもっと話し合うための完璧な機会だと思います。その時間があなたに適しているか、または他に何ができるかお知らせください。
最高の敬意で、 [署名]
[特定のトピック]についてのフォローアップ
[名前]、
昨日[会話のトピック]についてあなたと話せてよかったです。フォローアップして、他に質問があるか、または他に何ができるかを確認したかったです。
何でも手伝うのが嬉しいので、必要なことがあれば教えてください。
ありがとう、 [署名]
あなたと会えてよかった！
こんにちは[名前]、
[イベント]であなたと会えてよかったです。連絡を取って、[会話のトピック]についてもっと学ぶことに関心があるかどうかを確認したかったです。
私の意見では、[彼らにとって製品/サービスが有益である理由]であり、あなたはそれから多くを得ると思います。
詳細情報を提供したり、ご質問にお答えするのが嬉しいです。
最高の、 [署名]
次の会議についての簡潔な質問
こんにちは[名前]、
次の会議についてフォローアップしたかったです。私たちが議論したことに基づいて、あなたは[特定の製品/サービス]に関心があるようです。
それが依然としてそうであるか、または他に質問がある場合を確認したかっただけです。コーヒーまたはランチを一緒に取るのに良い時期はいつですか？
最高の敬意で、 [署名]
Re: [会議の名前]
やあ[名前]、
先週[会議]であなたと会えてよかったことを言いたかったです。両方とも同様のことに取り組んでいるようで、連絡を取り合うことは有益だと思います。
近いうちにコーヒーまたはランチを一緒に取って、もっと話し合うことに関心があるでしょうか？それがあなたに適しているか、または他に質問がある場合はお知らせください。
最高の、 [署名]
Re: 先週送った資料
こんにちは[名前]、
先週送った資料を受け取ったかどうかを確認したかっただけです。プレゼンテーションのコピーと、私たちが議論した記事を含めました。
質問があるか、他に何か必要な場合はお知らせください。
よろしくお願いいたします、 [署名]
[特定のプロジェクト]についての更新をお送りしたいと思いました
こんにちは[名前]、
お疲れさまです。[プロジェクト]で何が起こっているかについてあなたに更新を与えたかっただけです。
多くの進歩を遂行しており、ビジネス目標を達成するために順調に進んでいると思います。あなたをループに保ちたかっただけで、質問があるか、または他に何ができるかを確認してください。
ありがとう、 [署名]
やあ、また！
こんにちは[名前]、
私たちが話してからしばらく経ちました。連絡を取って、あなたがどのようにしているかを確認したかったです。
お疲れさまで、物事があなたのために順調に進んでいることを願っています。何か手伝えることがあるか、または助けが必要な場合は、躊躇なくお知らせください。
最高の敬意で、 [署名]
あなたの注目を失わなかったことを確認したかっただけです
やあ[名前]、
お疲れさまです。あなたの注目を失わなかったことを確認したかっただけです。
私たちが話してからしばらく経ったので、確認したかっただけです。何か手伝えることがあるか、または助けが必要な場合はお知らせください。
最高の、 [署名]
近いうちに会いましょう。
こんにちは[名前]、
近いうちにあなたに会うのを楽しみにしていることを言いたかったです。[サービス]と私たちがどのように協力できるかについて、認識を合わせいると思います。
もっと情報を含めてすぐに連絡します。しかし、その間に質問がある場合は、躊躇なくお知らせください。
ありがとう、 [署名]
ボイスメールを残したばかり
こんにちは[名前]、
来週町に来ることをお知らせするボイスメールを残したばかりで、あなたと会いたいです。
月曜日から木曜日まで周辺にいて、火曜日または水曜日はいつでも無料です。
ボイスメールをよくチェックしない場合に備えて、メールで連絡を取ります。それがあなたに適しているか、または質問がある場合はお知らせください。
近いうちにお会いしましょう。
最高の、 [署名]
来週電話をしますか？
こんにちは[名前]、
すべてが順調であることを願っています。来週電話をしてもらえるかどうか疑問に思っていました。
あなたと会うために時間をスケジュールしようとしており、あなたがどのようにしているかを確認しています。また、[特定のプロジェクト]についてあなたに更新を与えたかったです。
今が良い時期でない場合、または利用できない場合は、できるだけ早くお知らせください。
ありがとう、 [署名]
2番目のフォローアップメールの書き方
時々、1つのフォローアップメールで十分ではありません。連絡しようとしている人から返信がない場合、2番目のフォローアップメールを送信する時期かもしれません。
2番目のフォローアップメールを書くときに留意すべきことをいくつか紹介します。
- 最近フォローアップメールを送信したことを述べる – こうすることで、あなたが青からメールを送信していないことを知ります。
- 短くて要点に保つ – 最初のメールに返信していない場合、おそらく忙しいので、時間をあまり取らないでください。
- 丁寧に、他に何ができるか、またはより良い時期に到達できるかどうかを尋ねる – 時々、必要なのは正しい方向への小さな後押しです。
- 最初のインタラクションを参照する – あなたが会った場所、または何について話したかを思い出させて、彼らは彼らの記憶をリフレッシュできます。
- 彼らと会ったり、話したりすることへの関心を強調する – あなたがまだ接続することに関心があること、そしてなぜかを知らせてください。
- コールトゥアクションで終わる – 特定の日時を提案するか、他に何ができるかを尋ねることで、返信しやすくしてください。
- 彼らに二度と迷惑をかけないと言う – これは直感に反しているように見えるかもしれませんが、それは機能します。彼らに二度とメールを送らないと言うことで、彼らはあなたがバグを続けないことを知るので、返信する緊急感を感じるかもしれません。
- 時間に感謝する – 彼らが返信しなくても、いずれにせよメールを読むために時間を取ってくれたことを感謝してください。
以下に、2番目のフォローアップメールテンプレートをいくつか見つけることができます。
最後の時間のためにフォローアップしたかっただけです
やあ[名前]、
最後の時間のために連絡を取りたかっただけです。最近[特定のプロジェクト]についてメールを送信し、あなたがまだそれに取り組んでいるかどうかを確認するのに興味があります。
あなたはおそらく忙しいので、これを短くします。あなたがもうそれに取り組んでいないか、または助けが必要ない場合は、お知らせください。
連絡を取って、何か手伝えることがあるかを確認しようとしているだけです。
ありがとう、 [署名]
P.S. あなたがもうそのプロジェクトに取り組んでいない場合、正しい方向を指してもらえますか？私は常に助けることができる新しい機会を探しています。
確認したかっただけです
やあ[名前]、
最近[特定のプロジェクト]についてメールを送信し、それについて何か更新があるかどうかを疑問に思っていました。
私はあなたの時間を尊重しており、あなたはおそらく忙しいので、これを短くします。
確認したかっただけで、何か手伝えることがあるかを確認してください。助けが必要な場合、または到達するためのより良い時期がある場合はお知らせください。
最高の、 [署名]
簡潔なフォローアップ
こんにちは[名前]、
お疲れさまです。これは前回のメールへの簡潔なフォローアップです。
確認して、[特定のプロジェクト]に何か更新があるかどうかを確認しています。また、あなたが助けが必要かどうかを確認するのに興味があります。
今が良い時期でない場合、または利用できない場合は、できるだけ早くお知らせください。
お時間をいただきありがとうございました、 [署名]
フォローアップしているだけです
こんにちは[名前]、
数日前に送信したメールについてフォローアップしているだけです。
潜在的なコラボレーションについて何か更新があるか疑問に思っていますか？私はまだあなたと協力することに非常に興味があります。
何か手伝えることがあるか、または到達するためのより良い時期がある場合はお知らせください。
ありがとう、 [署名]
二度と迷惑をかけたくない…
やあ[名前]、
二度と迷惑をかけたくありませんが、最後の時間を確認したかっただけです。
最近[特定のプロジェクト]についてメールを送信し、それについて何か更新があるかどうかを疑問に思っていました。
二度と迷惑をかけないようにしますが、本当にあなたの助けを感謝しています。
ありがとう、 [署名]
フォローアップメールのベストプラクティス
2番目のフォローアップメールで何を言うかについてはすでに説明しましたが、心に留めておくべき他のベストプラクティスがいくつかあります。
フォローアップしている理由について常に詳細な情報を持つ
誰かをフォローアップするときは、前回のインタラクションからのすべての情報を手元に持っていることを確認してください。これは彼らの記憶をリフレッシュするのに役立ち、彼らはあなたとの会話に従事する可能性が高くなります。
さらに、詳細な情報があることは、あなたがプロフェッショナル、整理されており、あなたの仕事を真摯に受け取っていることを示しています。これらはすべて信頼を構築するための重要な要因ですが、また、潜在的なコラボレーションの優れた兆候です。
低圧力にする
フォローアップメールを作成するときは、トーンをカジュアルで低圧力に保つようにしてください。誰も彼らが追い詰められていると感じたくなく、あなたが強すぎると、受信者を遠ざける危険があります。
経験則として、*「必要です」または「持たなければならない」などのフレーズを避けてください。要求しているように見える可能性があるからです。代わりに、「感謝します」または「関心があります」*などのフレーズに焦点を当ててください。
言語のこの小さな変更は、メールがどのように受け取られるかに大きな違いを生む可能性があります。
フォローアップメールテンプレートをパーソナライズする
フォローアップメールテンプレートは、2番目のフォローアップメールで何を言うかについての優れた出発点になります。送信する各メールをパーソナライズするようにしてください。これを行う良い方法は、前回のインタラクションから特定の何かを言及することです。共有された関心から彼らがあなたに与えたアドバイスまで何でもあります。
このようなパーソナライズは、受信者が価値があり、評価されていると感じるのに役立ち、あなたと交流する意思が高くなります。言及する特定の何かがない場合でも、単純な*「お疲れさまです」または「前回の会話についてフォローアップしています」*は長い道のりを行くことができます。
フォローアップのタイミングを合わせる
フォローアップメールを作成するときは、最後のインタラクションからどのくらいの時間が経過したかを参照するようにしてください。これは受信者の期待を設定するのに役立ち、あなたが時間を大切にしていることを示しています。
最初のフォローアップメールを送信する前に、少なくとも数日待ってください。その後のメールについては、忙しい人にさらに多くの時間を与えてください。経験則として、各フォローアップの前に少なくとも1週間待つことをお勧めします。
もちろん、これらのタイムラインは状況によって異なる場合があります。緊急事態または時間に敏感な問題の場合は、より早くフォローアップできます。
フォローアップメールを追跡する
多くのフォローアップメールを送信している場合は、それらを追跡しておくと役立ちます。メール追跡により、前回の会話を簡単に参照でき、次のフォローアップメッセージを送信するのに良い時期がいつかを知ることができます。
これを行うにはいくつかの異なる方法があります。すべての関連情報を含むスプレッドシートを作成したり、顧客関係管理（CRM）ツールを使用したり、メール追跡ソフトウェアを使用したりできます。フォローアップメールを追跡することで、会話の最上位に留まり、連絡先とのより良い関係を構築できます。
追跡はまた、あなたが押し付けがましく見えるかもしれないので、あなたが何度も続けるのを避けるのに役立ちます。
フォローアップメールで追加価値を共有する
誰かをフォローアップするときは、追加価値を含めるようにしてください。これは、彼らが楽しむと思われる記事から、あなたのインタラクションに関連するか、彼らの関心に関連する新しい製品ローンチまで何でもあります。
そうすることで、あなたは受信者のことを考えているだけでなく、何らかの方法で彼らを助けたいということを示しています。これはあなたの関係を強化し、メール受信者があなたと将来交流する可能性が高くなります。
礼儀正しい終了フレーズを追加する
メールを完成させるときは、いくつかの礼儀正しい終了フレーズを含めるようにしてください。これは*「お時間をいただきありがとうございました」または「あなたからの返信をお待ちしています」*のようなシンプルなものです。
このようなフレーズは、受信者の時間を大切にしており、会話を続けることに関心があることを示しています。また、良い印象を残し、受信者が将来のインタラクションにより肯定的に対応する可能性が高くなります。
