返信なし後のフォローアップメールテンプレート

特定の企業に連絡しようとしたが返信がない場合、意図した受信者がメッセージを受け取ったかどうかわからない欲求不満を知っている可能性があります。数回の試行後にあきらめたくなるかもしれませんが、丁寧なフォローアップメールが時々通じることを知っていましたか？

今日は、返信がなかった後に効果的なフォローアップメッセージを書くためのヒントについて説明し、自分のニーズに合わせて調整できるテンプレートメールをいくつか提供します。

返信なし後にフォローアップメールを送るべき理由は何ですか？

メールで誰かに連絡し、返信がない場合、フォローアップすることは常に良い考えです。返信がないということは、受信者が関心がないか、単に忙しいか、何百ものメールがあり、メールを見る機会がなかったことを意味する可能性があります。

フォローアップすることで、最初のメールのトピックをまだ追求したいことを受信者に思い出させることができます。また、関心がないかどうかを伝える機会も与えます。さらに、受信者の記憶を呼び起こし、最終的にあなたのメッセージに返信させるかもしれません。彼らが町を出ていたか、他のプロジェクトで忙しく、単にメールを見逃していた可能性があります。

返信なし後のフォローアップメールのタイトルはどのようにしますか？

メールの件名は明確で簡潔である必要があります。「前のメールについてのフォローアップ [トピック]」または「[トピック] について確認しています」のようなものです。受信者がメールの内容を簡単に確認できるようにして、それを開くかどうかを決定できるようにしたいです。

タイトルに「返信なし」を追加することは、受信者が呼び出されていると感じさせる可能性があるため、おそらく最良の考えではありません。返信がない理由が何であるかはわかりませんので、シンプルに保つことが最善です。そうしないと、強引に見える可能性があります。

フォローアップメール件名の例

• [トピック] についてのフォローアップ
• 確認します – [トピック]
• 前のメール [トピック] について受け取ったことを確認したかっただけです
• [トピック] に更新はありますか？
• [トピック] – 更新をリクエスト
• [トピック] – フォローアップするだけ

返信がない場合、フォローアップメールはどのように書きますか？

まず、メールに返信がない場合は、個人的に受け取らないでください。受信者が忙しいか、単にメッセージを見ていない可能性があります。

とはいえ、受信者がフォローアップメールに返信する可能性を高めるためにできることがいくつかあります。まず、最初のメッセージが明確で簡潔であることを確認してください。そうでない場合、フォローアップメールはさらにそうである必要があります。要点に素早く到達し、なぜもう一度書いているのかを説明してください。

ビジネスをしたいという熱意に関する情報を含め、受信者に主な経験を思い出させてください

オンラインポートフォリオまたはウェブサイトへのリンクを含めることも役立つかもしれません。以前にそうしたとしても。いくつかの連絡方法を追加することを忘れずに、簡単に連絡できるようにしてください。

最後に、メールメッセージを行動喚起で終了します。たとえば、「1週間でもう一度フォローアップします。その間、ご質問がある場合はお気軽にお問い合わせください」のようなことを言うことができます。これは、あなたがまだトピックに関心があり、あまり強引にならずにフォローアップを続ける意思があることを示しています。

このメッセージを自動メール返信として設定できますが、特定のクライアント向けにパーソナライズしてカスタマイズすることを忘れずに。

返信なし後のフォローアップメールに何を含めるべきですか？

• 署名
• ビジネスのトピック
• 前に受信者に連絡した方法とその時期
• あなたのドキュメント/添付ファイル/ポートフォリオ/ウェブサイト
• 行動喚起
• 連絡先詳細

返信なし後のフォローアップメールの例とフォローアップテンプレート

[トピック] についてのフォローアップ

トピック更新リクエスト – [署名]

[トピック] に更新はありますか？

[トピック] – フォローアップするだけ

更新をリクエスト – [トピック]

[トピック] – ビジネスをすることはまだ可能ですか？

[トピック] に更新はありますか？

[トピック] についてのフォローアップ

前の申請を受け取りましたか？

[トピック] についての前のフォローアップをしたかっただけです

[トピック] – 更新

[トピック] – フォローアップするだけ

[トピック] についてのフォローアップをしたかっただけです

返信なし後のフォローアップメール – 一般的な間違い

あまり強引にならない

あまり強引にならないでください。そうしないと、絶望的に見えます。これは細い線を歩くことですが、注意の側で誤ってください。答えを要求しているように聞こえないようにしてください。返信を懇願する必要はありません。

してはいけないことの例:

「2週間経ってもまだ返信がありません。メールを受け取ったかどうか知りたいだけです」

これは少し要求的に聞こえ、失礼に見えるかもしれません。これをより良く言い直す方法は次のとおりです：

「もう一度連絡することを気にしないでください。数週間前のメールを受け取ったことを確認したかったのですが、更新がありますか？」

これはより丁寧で、関心がない場合は受信者に簡単に抜け出す方法を与えます。

十分な情報を含めない

フォローアップするときは、受信者があなたが誰であり、何について話しているのかを知るために十分な詳細を含めてください。会話のトピックと最後に連絡した日付を含める必要があります。これは、忘れている場合に記憶を呼び起こすのに役立ちます。

多くのメールには十分な情報が含まれていないため、それを読む人はメール送信者が誰であるか、または彼らが言及している事業の順序が何であるかを知りません。詳細、添付ファイル、ドキュメント、またはポートフォリオを再度追加することは、受信者にとって役立ちます。

多くのメールを送信する

フォローアップメールを多く送信しないでください。これは受信者をイライラさせるだけです。1週間に1回で十分です。複数のメールを送信してもまだ返信がない場合は、あきらめる時です。複数のフォローアップメールを送信することは大丈夫ですが、絶望的に見えないように、各メール間に十分な時間を残してください。

最後に、電話でのフォローアップを試すことができます。古風に見えるかもしれませんが、返信がない場合に誰かに連絡する最良の方法となることもあります。メール送信直後に電話をかけないようにしてください。それは多すぎます。

間違った人にメールする

誰かに連絡するときは、正しいアドレスを持っていることを確認してください。丁寧なフォローアップメールを書くためにすべてこの努力をした後、それが間違った人に行ったら残念です。調査を行い、送信する前に正しい連絡先詳細があることを再度確認してください。

メッセージを送信する人が完全にわからない場合は、フォローアップメールで他の誰かをCC またはBCCできます。これは、メールを送っている人に返信するように促す可能性のある相互の友人または同僚である可能性があります。ただし、最後の手段としてのみこれを行ってください。

失礼で要求的である

誰かにメールを送るときは、丁寧であることが重要です。失礼に見えたり、要求的に見えたりしたくありません。返信がなくてイライラしている場合でも、礼儀正しく尊重してください。

簡単な「お願いします」または「ありがとうございます」は、メールをより丁寧で専門的にするのに大いに役立ちます。返信がまだ受け取られていない理由は多くある可能性があり、受信者が忙しい可能性があることを覚えておくことが重要です。

まとめ

メールを送信した後にフォローアップすることは、最初に連絡したトピックに関心があることを示し、受信者にビジネスを思い出させる良い方法です。フォローアップメールを送信する前に、計画があり、何を避けるべきかを知っていることを確認してください。正しく行われれば、フォローアップメールはあなたが取引を成立させるのに役立つことができます。