メールの終わり方（ヒント＋テンプレート）
ビジネスメールを効果的に終わらせる方法をヒントとテンプレートで学びましょう。スムーズな終わりの行、プロフェッショナルな署名、および連絡先情報を含めます。非公式な言語は避けてください。テンプレートは、営業、ウェルカム、お詫びメールなど、さまざまなメールタイプをカバーしています。...
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顧客、クライアント、見込み客と通信する場合、メールを終了し、会話を中断する適切な方法を見つけることは、適切なオープニングと同じくらい重要です。実際のところ、専門的で丁寧で尊重のある方法で対話を終了することで、不快な会話として始まった可能性があるものを肯定的なカスタマーサービス体験に変え、顧客に良好な最終印象を残すことができます。
顧客との会話を終わらせるための基本的なヒント
- 相互作用のトピックに関連する、最も一般的な会話終了フレーズの1つまたは複数を使用します（顧客への感謝、謝罪の言い換え、次のステップの通知など）。
- あなたの聴衆に最も適切な語彙、トーン、スタイルを選択します。
- 異なるサポートチャネルに合わせて終了ステートメントを調整します。 電話とメールの会話は通常、より正式な言語を必要とします。一方、ライブチャットとソーシャルメディアのインタラクションは通常、より非公式です。
- 各インタラクションの最後に同じ終了フレーズを使用することを避けます。これは非常に一般的でロボットのように聞こえるかもしれません。可能な限りメッセージを個人化してください。
- 顧客に他にお手伝いできることがないか尋ねたり、今後再度連絡するよう促したりして、良い雰囲気で終わらせます。会話ログを保持することは、過去のインタラクションを追跡し、カスタマーサポートの継続性を確保するために重要です。
- 終了ステートメントが丁寧で親切で、全体的に良好な印象を残すことを確認してください。
アメリカン・エキスプレスの調査によると、消費者の68%が、親切なカスタマーサービス担当者が肯定的なサービス体験の鍵であると考えています。以下は、様々なサポートチャネルにわたって専門的な方法で顧客との会話を終わらせる方法の試行錯誤されたいくつかの例です。
通話を終わらせる方法：通話終了ステートメント
“お電話ありがとうございました。ご不明な点がございましたら、お気軽にお電話ください。”
“お電話ありがとうございました[会社名]。良い一日をお過ごしください。”
“本日は[アドバイザー名]とお話しさせていただきました。[会社名]にお問い合わせいただきありがとうございます。どうぞよろしくお願いいたします。”
“ご不便をおかけして申し訳ございません。お電話ありがとうございました。”
“お電話ありがとうございました。本日はお話しさせていただいて楽しかったです。”
“他にご不明な点がございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせください。お電話ありがとうございました。さようなら。”
“お忙しいところありがとうございました、[顧客名]様。[会社名]にお電話いただきありがとうございます。今後のご協力をお楽しみにしております。どうぞよろしくお願いいたします。”
“[会社名]にお電話いただきありがとうございました、[顧客名]様。ご意見はとって非常に貴重です。ご不明な点がございましたら、お気軽にお電話ください。”
“本日はご質問にお答えできて幸いです。[会社名]にお電話いただきありがとうございます。どうぞよろしくお願いいたします。”
“本日はお力になれて大変嬉しいです[顧客名]様。ご不明な点がございましたら、お気軽にお電話ください。”
メールを終わらせる方法：メール終了フレーズ
“ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。ご返信をお待ちしております。”
“その間に、ご不明な点、ご意見、ご不安なことがございましたら、お知らせください。お力になります。”
“お役に立てば幸いです。ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。Facebook [リンク] または Twitter [リンク] でお気軽にお問い合わせください。迅速な対応をご希望の場合は、こちらもご利用ください。”
“もちろん、ご不明な点がございましたら、いつでもお答えする準備ができています。何かお力になることがあれば、遠慮なくメールをお送りください。”
“当社の製品について詳しく知りたい場合は、いつでもお気軽に私またはサポートチーム内の他の誰かにお問い合わせください。常にお手伝いする準備ができています。”
“お忙しいところありがとうございました。このツールについてご不明な点がございましたら、お電話またはメールでお知らせください。”
“[電話番号]でサポートチームにお問い合わせいただくか、このメッセージに返信いただければ、お力になります。”
“念のため、こちら[リンク]は当社のナレッジベースへのリンクです。いつでも当社の製品と会社についての詳細情報を見つけることができます。”
“このたびはご理解いただきありがとうございます。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。”
“ご不便をおかけして申し訳ございません。このフィードバックをチーム全体に伝えました。このようなミスが今後発生しないことをお約束いたします。”
“ご期待の答えではなかったことは理解しています。しかし、できるだけ早く修正するよう最善を尽くし、最新情報をお知らせいただきます。”
“このソリューションがあなたにとって機能するかどうかをお知らせください。いつものように、他にお手伝いできることがあれば、遠慮なくお気軽にお問い合わせください。”
“このたびは問題をお知らせいただきありがとうございました。1週間以内に進捗状況についてお知らせいたします。”
“今後も連絡を取り合い、一緒に仕事ができることを願っています。ご意見やご提案をいただければ幸いです。遠くからでも改善を支援できます。”
“その間に、問題を解決する可能性のあるいくつかのアクションを実行できます：[…]。これらが機能しない場合は、1営業日以内に別のソリューションでお返しします。”
ライブチャットで会話を終わらせる方法
“それを整理できてうれしいです。お立ち寄りになる前に、本日お手伝いできることは他にありますか？”
“お手伝いできてうれしいです☺ どうぞよろしくお願いいたします。”
“本日はライブチャットでお話しいただきありがとうございました。どうぞよろしくお願いいたします。さようなら。”
“チャットサポートにお問い合わせいただきありがとうございます。このチャットを閉じます。ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。どうぞよろしくお願いいたします。”
“ライブヘルプサービスをご利用いただきありがとうございます。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。さようなら！”
“ご来場ありがとうございます。また会えることを楽しみにしています。”
“お立ち寄りいただきありがとうございます。また近いうちにお話しできることを願っています。”
“テクニカルサポート部門の同僚[エージェント名]がご質問に答えることができます。今からチャットルームに招待します。お待ちください。”
“申し訳ございませんが、その問題についてはお力になれませんが、このタイプのリクエストを処理するのに特化した同僚に転送できます。ご希望ですか？”
“お待ちください。[部門]の[エージェント名]にすぐに転送します。”
“少々お待ちください。適切な人物に転送しています。”
“[顧客名]様、ご返信がないようです。現在のところチャットを閉じる必要があります。まだお力になれることがあれば、再度チャットをリクエストできます。お立ち寄りいただきありがとうございます。”
“ご返信がないまま少し時間が経過しました。チャットを閉じる必要があります。さらにお手伝いが必要な場合は、私たちがお役に立ちます。どうぞよろしくお願いいたします。”
“ご返信がないようなので、このチャットセッションを終了します。まだサポートが必要な場合は、新しいセッションをリクエストしてください。お問い合わせいただきありがとうございます。”
“さらに問題が発生し、チャットラインにアクセスできない場合は、[メールアドレス]にメールを送信するか、カスタマーサービスラインに[電話番号]でお電話ください。”
ソーシャルメディアの会話を終わらせる方法
“それを調べさせていただきます。すぐにご返信いたします。”
“お手伝いする機会をいただきありがとうございます。今後ご不明な点がございましたら、いつでもお役に立ちます。”
“DMへのフォローアップは解決したらすぐに行います。”
“お役に立てば幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。”
“他にお手伝いできることはありますか？”
“他にどのようにお手伝いできるかをお知らせください。”
“ありがとうございます。お力になれて幸いです。”
“シャウトアウトをありがとうございます。すぐにテクニカルサポートの誰かに対応させます。”
“できるだけ早く修正するよう全力を尽くします。”
“お力になります。他にご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。”
重要なポイント
カスタマーサービスにおいて会話を専門的かつ丁寧に終わらせることは重要なスキルです。これらのテンプレートとベストプラクティスに従うことで、以下のことができます：
- 否定的なインタラクションを肯定的なカスタマーサービス体験に変える
- 顧客ロイヤルティを促進する永続的な肯定的な印象を残す
- すべての通信チャネルにわたって専門性を維持する
- 顧客に再度連絡するよう促すことで、今後のエンゲージメントを促進する
- 顧客に価値があり、感謝されていると感じさせるためにインタラクションを個人化する
会話の終わり方は、顧客が最も覚えていることが多いことを忘れないでください。本物で、感謝の気持ちがあり、専門的であることで、すべてのクロージングを大切にしてください。
