メールの始め方（ヒント＋テンプレート）
様々なビジネスシーンに適切な挨拶と開始文でプロフェッショナルなメールを始めるためのヒントとテンプレートをご覧ください。LiveAgentのガイドとテンプレートで第一印象とコミュニケーション効率を向上させましょう。...
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悪いメールの例の重要性
素早く効率的に人々と連絡を取る方法として、メールはビジネスコミュニケーションの大きな部分です。見込み客、既存の顧客、チームメンバー、ステークホルダー、および潜在的な協力者との関係を構築するための優れた方法となります。
ただし、注意しないと、メールは非専門的で失礼に見える可能性があります。
このガイドでは、不適切に書かれたメールのいくつかの例を見て、同じ間違いを避ける方法について説明し、その後謝罪メッセージを作成する必要がないようにします。
メールは、ビジネスオーナーまたは従業員のツールキットの中で最も重要なツールの1つです。この通信方法は、マーケティング、コールドメールアウトリーチ、カスタマーサービスなど、あらゆることに使用できます。ただし、正しく行わないと、メールは害よりも利益をもたらす可能性があります。
そのため、見込み客や同僚にメッセージを送信する前に参照できる非専門的なメールの実践例を持つことが役立ちます。
何をすべきでないかを知ることで、開かれないメール、またはさらに悪いことに、あなたの専門的なイメージを傷つけるメールではなく、効果的なビジネスメールを書くことができるようになります。
悪いメールのタイトルを避ける方法
送信するすべてのメールの件名行は、メッセージの内容に簡潔で関連性がある必要があります。したがって、常にメールのトピックをヘッダーに記載し、「こんにちは」のような曖昧なものだけではありません。
たとえば、最近のイベントで会った人と連絡を取るためにメールを送信している場合、「先週のカンファレンスでお会いできて良かった」などの件名行は受信者にコンテキストを提供します。彼らはメールが何についてであるかを正確に知っており、「ねえ、一緒に時間を過ごそう」のような、混雑したインボックスで無視またはスキップされる可能性が高いメールよりもはるかに効果的なメールになります。
特にコールドメールを送信している場合は、件名行でメッセージが何についてであるかを明確にすることがさらに重要です。受信者は送信者の名前を認識しないためです。
メールに返信して会話が進むと、件名行の前に「RE:」が付けられるのが一般的です。これは、ディスカッションのトピックが変更されていない限り、許容される慣行です。その場合、ヘッダーが現在のトピックに関連するように変更され、新しいメールスレッドが作成されるのが最善です。
さらに、件名行ですべて大文字または過度な感嘆符を使用することは避けるべきです。これは攻撃的または非専門的に見える可能性があります。さらに、そのような書式や句読点の使用はスパムフィルターをトリガーし、メッセージが受信者のメインメールインボックスに届くのを防ぐ可能性があります。
悪いメールの件名の例
- 緊急！！！！
- 話し合う必要があります
- ご意見をお聞かせください
- クイックな質問
- フォローアップするだけ
- こんにちは！
- お元気ですか？
- Re: Re: [トピック]
- Fwd: Fwd: [トピック]
- これを見ましたか？？？
悪いメールを書かない方法
メール本文では、礼儀正しく専門的なトーンを使用することが重要です。これは、受信者が理解しないかもしれないスラング、略語、または専門用語を使用しないこと、および正式なコミュニケーションに場所がないエモティコンを使用しないことを意味します。
冗談、ウィットに富んだ発言、または皮肉を避けるのが最善です。テキストではうまく翻訳されず、気まずいまたは不快な誤解につながる可能性があるためです。同じことが、同僚や家庭生活についての苦情やゴシップにも当てはまります。これらは個人的なメールに限定する必要があります。
さらに、メールメッセージをできるだけ簡潔で簡潔に保ちます。誰も長くて乱雑なメールを読みたくないので、要点に直行し、関連する情報または添付ファイルを事前に提供してください。
メール本文での過度な大文字化は、件名行の場合と同様に、攻撃的に見える可能性があり、スパムフィルターをトリガーする可能性があります。カスタムテキストが受信者のデフォルト方法でまだ表示される可能性があるため、または悪いことに読みにくくなる可能性があるため、異なる色やフォントを使用する必要はありません。
メッセージ本文の悪い効果のない行で始めることは、悪い印象を与えるための確実な方法です。一般的なものには「こんにちは」と「このメールがあなたに見つかることを願っています」が含まれます。これらの行はしばしば使い古され、陳腐です。
メールをビジネスレター以外の形式で書くことは、別の愚かです。これには、前述の大文字化、色、フォント、および議論に関連しないビデオまたは画像の追加が含まれます。
悪いメールのもう1つの要素は、不明確なCall to Action（CTA）またはそれらの過度な使用を含むことです。「お早いご返信をお願いいたします」など、メール受信者に次に何をすべきかを指示する指示は効果的です。ただし、CTAが曖昧であるか、複数ある場合、それらは完全に無視される可能性があります。
悪いメールに含まれる可能性があるもの
- スラング
- 略語
- 専門用語
- エモティコン
- ジョーク
- ウィットに富んだ発言
- 皮肉
- 苦情
- ゴシップ
- 情報が多すぎる
- テキストの長いブロック
- 過度な大文字化
- 不要な色やフォントの使用
- 悪いまたは効果のないオープニング行
- 無関係な画像、ビデオ、またはその他のメディア
- 不明確または過度に使用されたCTA
- 個人的な署名画像
- 署名後の冗長な免責事項またはメッセージ
非専門的なメールの例とテンプレート
緊急！！！！
こんにちは[名前]！
申し訳ありませんが、[ペインポイント]で助けが必要です。すぐに！！！
すぐに返信してください。
事前にありがとうございます。
[署名]
話し合う必要があります
ねえ、
調子はどうですか？
クイックコールの時間がありますか？あなたに好意を求めたいのです。
乾杯、
[署名]
ご意見をお聞かせください
件名：ご意見をお聞かせください
あなたが私に素早い好意をしてくれるかどうか疑問に思っています。
お早いご返信をお願いいたします。それがあなたに合うかどうかをお知らせください。
ありがとうございます
クイックな質問
こんにちは[名前]、
このメールがあなたに見つかることを願っています。[ペインポイント]で私を助けてくれるかどうか疑問に思っていました。
[同僚の名前]に連絡しようとしましたが、今は忙しすぎるので、あなたの助けは非常に感謝されます。
敬具、
[署名]
フォローアップするだけ
[名前]、
ご返信ありがとうございます。申し訳ありませんが、その問題についてはお役に立てません。
カスタマーサービス[電話番号]にお電話ください。
ご時間をいただきありがとうございました。
敬具、
[署名]
このメッセージと添付ファイルの内容は機密です。このメールが誤って受信した場合は、このメッセージに返信して削除してください。このメールまたは添付ファイルの内容をコピー、転送、または何らかの方法で開示することは禁止されています。このメールの完全性とセキュリティはインターネット上で保証できないため、送信者はこのメッセージが引き起こす可能性のある損害について責任を負いません。
こんにちは！
こんにちは[名前]、
私は[会社名]の[職位]の[署名]です。
[ウェブサイト]
[製品/サービス]を販売しており、[業界]の人々が[ペインポイント]を解決するのに役立ちます。
[詳細情報]
詳細情報をご希望の場合は、以下をクリックして[製品/サービス]ページにアクセスできます。
[クリック]
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。喜んでお答えいたします。
[質問？]
敬具、
[署名]
[LinkedIn]
お元気ですか？
こんにちは[名前]
昨日あなたと一緒に時間を過ごすことができて良かった。[トピック]について議論を続けるためにすぐに再び話す時間があれば良いでしょう。一緒に素晴らしいことができると思います。
ところで、[同僚の名前]に何が起こったか聞きましたか？次回会ったときに話す必要があります。
ベストウィッシュ、
[署名]
Re: Re: [トピック]
皆さんへ、
また私です
申し訳ありませんが、添付ファイルを含めるのを忘れました。
今回はここにあります：
[添付ファイル]
ベスト、
[署名]
—————————————————————————–
皆さんへ
先週の[トピック]に関するディスカッションに基づいて、必要な可能性のある追加情報をすべて含むドキュメントを添付しています。
ベスト、
[署名]
—————————————————————————–
昨日の会議に参加してくれてありがとうございます。来週、さらに詳しい情報を送信します。
ベスト、
[署名]
Fwd: Fwd: [トピック]
皆さんへ
[名前]が[ペインポイント]を支援する方法を知っている人はいますか？（以下のメッセージを参照してください）
これは私の専門分野外です。
ベスト
[署名]
—————————————————————————–
こんにちは[署名]、
以下のメッセージを受け取ったばかりで、あなたが私より多くの助けができると思いました。
教えてください。[名前]に直接返信して、何か支援できるかどうかをお知らせください。
敬具、
[同僚の名前]
—————————————————————————–
[同僚の名前]
[相互の連絡先の名前]は、[専門知識の領域]のあなたの知識が、私が直面している[ペインポイント]を解決するのに役立つと思うので、連絡するよう提案しました。
何らかの方法で私を支援できれば、時間がある時に電話をスケジュールするのは素晴らしいでしょう。
敬具、
[名前]
これを見ましたか？？？
皆さんへ、
これを楽しんでもらえると思いました！
[挿入されたgif]
[署名]
悪いメールの実践
- 「To:」フィールドに多くの受信者を含める - 一度に多くの人にメッセージを送信している場合は、メールリストを使用してください。
- 誰かの知識なしに誰かをCcまたはBccにする - 同意を得た場合のみ、誰かを会話に含めてください。そうしないと、誤解につながる可能性があります。
- メールで言及されたファイルの添付を忘れる - これは一般的な間違いであり、メールを受け取る人にとって不満がたまる可能性があります。その後、添付ファイル付きのフォローアップメールを送信する必要があり、受信者のインボックスが散らかる可能性があります。
- 大きな添付ファイルを送信する - 大きなファイルを送信する場合は、Google DriveやDropboxなどのクラウドストレージサービスにアップロードし、リンクを共有してください。
- 不要な場合は全員に返信する - すべての参加者に関連する場合にのみ、全員を会話に含めてください。
- 転送を転送する - 元のメッセージがほぼ認識できなくなるまで、メールを何度も回すのは避けてください。以前のメールを転送する場合は、関連部分に切り詰めてください。
- 挨拶（など）または終了（例えば敬具）を含めない - これらは、メールを開始または終了するときに見落とされるべきではない基本的なマナーです。
- 「差出人」の名前を省略する - メールに名前を含めない場合、受信者はそれが誰からのものかを知らないかもしれません。特に他の参加者の名前が見える返信メールスレッドに返信している場合、これは特に混乱する可能性があります。
- 送信する前にメールを校正しない - 送信する前に常にメッセージを読んで、恥ずかしいタイプミスや文法エラーを避けてください。
- イライラしているときにメールを送信する - 送信ボタンを押す前に、常に数時間（またはさらに良いことに1日）待つことが最善です。後で後悔するイライラしたメッセージで。
- メールで書くことができることを直接受信者に伝える - 可能であれば、メールで物事を解決しようとするのではなく、代わりに会話をするのが良い場合があります。
- 専門的なメールアドレスの使用に失敗する - メールが「iluvkitties@gmail.com」のような場合は、ビジネス目的で新しいメールを作成する時が来ました。
- 不十分な調査による不十分なパーソナライズ - ジェネリックメッセージはより無視される可能性が高い。書き始める前に、受信者とその人が興味を持つ可能性のあることについて学ぶ時間を取ってください。
- 受信者にとって利点がない - すべてのメールに目的があり、その目的は送信者に明確である必要があります。メッセージが受信者にとって有用または興味深いものであることを確認してください。
- 署名を完全に省略する - 最低限、受信者があなたに連絡する方法を知ることができるように、名前と連絡先情報を含めてください。職務経歴書、会社、およびソーシャルメディアプロフィールなどの関連情報を追加することもできます。
- 間違った受信者にメッセージを送信する - 特に恥ずかしいことですが、あなたが思うより簡単に起こることができます。送信を押す前に常に受信者を二重確認してください。
概要
悪いビジネスメールはあなたの時間、お金、そしてクライアントを失う可能性があります。メッセージを校正し、受信者の時間を尊重し、メールに目的があることを確認してください。
簡単なヒントに従い、上記の悪い例を繰り返さないことで、ビジネス通信で良い印象を与えることができます。
