自動通話システム

企業は自動通話サービスを使用して、リードや見込み客に数千件の事前に録音された音声メッセージを送信して、適格性判定または販売目的で使用できます。イベント リマインダーや緊急メッセージを、チーム メンバーを含む連絡先リスト全体に送信することもできます。

さらに、自動電話システムは、企業がカスタマーサポート通話に関連する応答メッセージを配信するのに役立ちます。

自動通話システムはどのように機能しますか？

自動通話システムは、インバウンド通話システムとアウトバウンド通話管理システムの両方として機能します。

インバウンド通話システムでは、さまざまな顧客の問題点に対して独自の音声メッセージを記録できるため、すべての発信者がメニューオプションから選択して特定の問題を解決できます。特定のメッセージで問題が解決しない場合、通話を利用可能なエージェントにルーティングするように選択できます。さらに、一部のシステムは自動コールバック オプションを提供しており、顧客が後で時間にエージェントからの折り返し通話をリクエストできます。

さらに、これらの自動通話ダイヤラー システムを使用して、エージェントが通話することなく、連絡先リストの誰にでも事前に録音されたメッセージを送信できます。

自動電話メニュー システムの仕組みは次のとおりです。

• 顧客が会社のローカル番号またはフリーダイヤル番号に通話したときに、記録されたメッセージが再生されます。
• 顧客は、問題の解決またはライブ エージェント サポートの取得に対応する番号を選択してメニュー オプションを選択できます。
• 音声を検出する代わりにボタンを押すのではなく、顧客が問題を述べることができるインタラクティブ音声応答システムを含むものもあります。
• アウトバウンド通話は反対の方向に機能します。自動メッセージング システムが通話を行い、音声を検出したらメッセージを再生するか、通話者をエージェントに接続します。そうでない場合は、「ボイスメールに自動メッセージを残す」機能を使用します。

これらのカスタム電話メニュー システムは、さまざまなサードパーティ統合をサポートしています。たとえば、CRM（顧客関係管理）ソフトウェアと統合して、リードをセグメント化、スコア付け、追跡できます。

自動通話システムの機能は何ですか？

自動通話システムの最も注目すべき機能は次のとおりです。

• カスタマイズ可能な発信者ID – 有効な電話番号を確認した後、発信者IDをカスタマイズして、顧客が誰から通話を受けているかを把握できます。
• カスタム会社挨拶 – カスタム メッセージで発信者を歓迎できます。
• 一括音声メッセージ ブロードキャスト – これらのエージェントレス ダイヤリング システムにより、ビジネス オーナーは連絡先リスト全体に同時通話を行えます。
• 通話のスケジューリング – 企業は各アウトバウンド通話の特定の日付と時刻を設定できます。
• ボイスメール検出 – 留守番電話またはボイスメール サービスが通話に応答した場合、自動通話システムはトーンの後にメッセージを再生します。
• ボイスメールからテキストへ – 通話者がボイスメール オプションを持っていない場合、システムはテキストを送信できます。
• 自動応答サービス – 一般的な顧客の問題点に対応するためのメッセージを記録できます。
• カスタマイズ可能なルーティング ルール – CRM またはヘルプデスク データに基づいて通話をルーティングして、自動的なリード配分を楽しみ、シームレスなカスタマーサポートを提供できます。エージェントのスコアに基づいたスキル ベースのルーティングや、勤務時間に関連した時間ベースのルーティングを設定できます。
• リアルタイム分析 – リアルタイム監視とレポート機能を備えたライブ ダッシュボードは、平均応答時間、エージェント パフォーマンスなどについての洞察を提供できます。
• 高度な機能 – ほとんどのシステムは、通話録音、ビデオ会議、会議録音とトランスクリプション、自動コールバック、ボイスメール トランスクリプション、通話転送、ポーリング、調査などの高度な機能を提供しています。

自動通話システムを使用する場合に避けるべきことは何ですか？

悪いメニューは、自動通話システムが持つことができる最悪のものの 1 つです。すべての発信者を怒った顧客に変えて、別のサービスに切り替えたいという気持ちにさせる可能性があります。

メニューは簡潔で、さまざまな状況に対応するオプションを提供する必要があります。長い挨拶、間違ったオプション、顧客を混乱させる可能性のある選択肢が多すぎることは避けてください。

こもった音楽と使いにくいユーザー インターフェースもユーザー エクスペリエンスを台無しにする可能性があります。通話者は必要なサポートを得るために多くのステップを経る必要はありませんし、保留中に同じ曲を何度も聞く必要もありません。音楽を再生することにした場合は、通話者が好きなメロディーを選択して、満足度を向上させることができます。

自動通話システムを使用する利点は何ですか？

自動通話システムを使用すると、これらの利点が得られます。

• 時間効率 – 長い電話番号リストへの自動通話は、貴重な時間を節約し、エージェントの効率と生産性を向上させます。
• コスト削減 – 無制限の通話と手頃な価格のおかげで、アウトバウンド通話のコストを削減しながら、世界中の顧客にサービスを提供できます。自動応答はエージェントの通話時間を短縮し、さらにコストを削減します。
• 応答時間の短縮 – 関連する事前に録音されたメッセージは、顧客の質問にすばやく対応できます。
• 顧客満足度 – 顧客は通話をライブ エージェントに転送して、複雑な問題を解決できます。
• リード ナーチャリング – 電話 ACD を使用すると、リードをシームレスに追跡でき、コンバージョン率と売上を増加させます。すべての通話の詳細レポートを生成し、システムを CRM やヘルプデスク ソフトウェアなどのサードパーティ アプリと統合できます。
• チーム コミュニケーションとコラボレーションの向上 – 多くのシステムは、チーム メッセージングと内部通話機能を提供して、合理化されたコミュニケーションとコラボレーションを実現します。ほとんどは通話録音、メッセージ、共有ドキュメントの無制限ストレージを提供しています。

自動通話システムの費用はいくらですか？

自動通話システムは、ハードウェアやソフトウェアのインストールが不要な費用対効果の高いソリューションです。

プロバイダーによっては、ユーザーあたり月額約$20から始まる基本プランを利用できますが、機能が限定されている可能性があります。一部のプロバイダーは高度なプランに対してユーザー/月あたり最大$200近く請求しています。月単位の分単位の料金を請求するプロバイダーもあれば、無制限の分数とテキストを提供するプロバイダーもあります。

年間料金プランを利用した場合、年間料金割引を受けられる可能性があります。追加のユーザー アカウントが多い場合、ボリューム割引も可能です。

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