VoIP実装チェックリスト

ビジネスの主な目的は何ですか？新しいVoIPプロバイダーにいくらのお金を費やすことができますか？どの機能があなたにとって重要ですか？これらの質問にどれだけよく答えることができるかに応じて、要件を満たすVoIPプロバイダーとシステムを見つけるのは簡単です。

目標を定義することが重要なのはなぜですか？

このような準備は、意思決定に情報を提供し、どの機能があなたにとって最も重要であるかを絞り込むのに役立ちます。ビジネスニーズに最適なシステムやサービスが何であるかを正確に知ることで、時間を節約することもできます。

会社の目標を定義する方法は？

これらの簡単な質問に答えることで、良いアイデアを得ることができます。

• 従業員は何人いて、VoIP電話で外部または内部通話を行うのは何人ですか？
• 現在使用されている電話プランの種類は何ですか（例：固定電話またはモバイル）？
• 多くの国際通話をしていますか？
• 従業員が毎日電話で過ごす平均時間はどのくらいですか？
• チームメンバーが異なる地理的領域に位置しており、定期的に互いに電話をかける必要がありますか？

これらの質問に答えた後、ビジネスの目標が何であるかを十分に理解する必要があります。それらがSMARTであることを確認してください：具体的、測定可能、達成可能、関連性、および時間制限。

たとえば、「1か月以内に平均応答時間を5秒に短縮することを目標としています」は、すべてのSMARTボックスにチェックを入れます。

会社の目標を定義するためにどのツールを使用しますか？

• ExcelスプレッドシートまたはGoogleシート
• Asana、Trello、またはタスクと進行状況を追跡するための他のプロジェクト管理ツール
• 目標設定テンプレート

現在の電話システムを評価して、VoIPシステムから必要な機能を決定する必要があります。

電話ニーズを評価することが重要なのはなぜですか？

探している機能を提供でき、ビジネスのすべての期待を満たすVoIPプロバイダーを見つけるため。

電話ニーズを評価する方法は？

最も重要な要因は、おそらく処理される通話のタイプです。たとえば、ほとんどの通話が営業またはマーケティング関連である場合、発信者IDと通話録音などの機能を備えた電話システムが必要になります。

他の重要な要因は次のとおりです。

• 同時に通話を行う人の数は何人ですか？
• あなたにとって重要な機能は何ですか（例：ボイスメール、コールルーティング、自動コール分配）？
• 何個の拡張機能が必要ですか？
• 考慮すべき特別なニーズはありますか（例：従業員のリモートアクセス、チケットシステム）？

これらの回答を使用して、VoIPプロバイダーで探しているものを調べてください。異なるプロバイダーと彼らのプランを研究するときに、それらを基準として使用することもできます。

電話ニーズを評価するためにどのツールを使用しますか？

• 既存のシステムインベントリとドキュメント（該当する場合）または通話録音ソフトウェア

あなたとチームにとって最も重要な機能を優先する時が来ました。

ビジネスに重要なVoIP機能を特定することが重要なのはなぜですか？

システムで何が必要かをよく理解すればするほど、会社に最適なシステムを見つけるのは簡単になります。

ビジネスに重要なVoIP機能を特定する方法は？

重要な機能の包括的なリストを作成し、優先度の順に並べることから始めます。これは、異なるプロバイダーと彼らのプランを比較するときに役立ちます。

現在の電話システムを見て、最も頻繁に使用される機能を確認する必要があります。従業員に尋ね、プロセスに関与させてください。彼らは、ビジネスにとって重要だと感じているが、まだ言及されていない機能についての考えを持っているかもしれません。

重要なVoIP機能を特定するために使用するツールは何ですか？

• 機能比較スプレッドシート
• 現在の電話システムインベントリ
• 通話録音ソフトウェア
• 従業員からのVoIP電話システムのニーズに関するフィードバックを収集するための正式な方法が必要な場合のミーティング議事録テンプレート
• 従業員からのフィードバックを収集するための調査（例：SurveyMonkey、Google Forms）

既存のインフラストラクチャが新しいVoIPシステムをサポートできることを確認します。

現在のインフラストラクチャを評価することが重要なのはなぜですか？

大きなITの問題を回避し、VoIPネットワーク上のユーザー数に十分な帯域幅があることを確認するため。また、ほとんどのプロバイダーはサービスを提供する前に信頼できる接続とVoIP機器が必要です。

現在のインフラストラクチャを評価する方法は？

VoIPの電話を使用する従業員の数を特定し、それらすべてに十分な帯域幅があることを確認してください。ない場合は、インターネット接続をアップグレードするか、新しいルーターを用意する必要があるかもしれません。

VoIPトラフィックがブロックされる可能性のあるファイアウォールがあるかどうかを確認し、ポート転送を正しく機能させるように設定します。これが不可能な場合は、VoIPサービス専用の追加ファイアウォールの購入を検討してください（ネットワークインフラストラクチャ全体をアップグレードするよりも安いです）。

古いルーターが新しいVoIPシステムと互換性があるかどうかを確認してください。そうでない場合は、ほとんどのルーターが速度や容量ではなくセキュリティと信頼性のために構築されているため、新しいものを取得することをお勧めします。

現在のインフラストラクチャを評価するために使用するツールは何ですか？

• ネットワークスピードテストツール（例：Fing）：任意の時点での接続速度と、現在処理しているトラフィックの種類を測定します
• オンライン帯域幅計算機：ネットワークがVoIP電話を使用するユーザー数をサポートできるかどうかを確認します
• ファイアウォールおよびルーター確認ソフトウェア：潜在的な問題を特定できます
• ネットワークアナライザーソフトウェア：潜在的な問題を特定します

1つのオプションに焦点を当てることは良い戦略ではないため、市場調査を実施し、ニーズに最適なVoIPプロバイダーを見つけてください。

オプションのVoIPプロバイダーのリストを作成することが重要なのはなぜですか？

利用可能なVoIPプロバイダーの種類が非常に多いため、どのプロバイダーがビジネスに最適かを判断するのが難しい場合があります。初期的なショートリストを作成すると、選択肢を絞り込み、現在のインフラストラクチャに最適なプランの種類を決定するのに役立ちます。

オプションのVoIPプロバイダーのリストを作成する方法は？

市場調査を実施し、業界のリーダーと話し、フォーラムをチェックしてください。次に、注目を集めたプロバイダーを調査し、必要な機能を提供するプロバイダーのリストを作成します。次のような要素を比較します。

• 価格プラン
• 通話品質
• カスタマーサービス
• 機能の進歩
• 使いやすさ
• 他のソフトウェアとの統合
• モビリティオプション

最終的な決定を下す前に、その他の重要な要因。

オプションのVoIPプロバイダーのリストを作成するために使用するツールは何ですか？

• G2.comなどの比較ウェブサイト：各プロバイダーのサービスと価格のレビューを提供します
• VoIP ForumやQuoraなどのオンラインフォーラムでVoIPフォーラムを使用して、コミットメントを行う前に特定の企業の経験について他のユーザーに尋ねます

多くのプロバイダーは、購入前にテストできるようにソフトウェアの無料トライアル期間またはデモバージョンを提供しています。

トライアルとデモバージョンをテストすることが重要なのはなぜですか？

可能な限り、購入前にソフトウェアをテストしてください。特にVoIPのような重要なことを考えているときはそうです。無料トライアルとデモバージョンを活用することで、ソフトウェアがネットワークで動作すること、すべての機能が利用可能であること、および会社の全員がそれを使用することに満足していることを確認できます。

トライアルとデモバージョンをテストする方法は？

単に関心のあるプロバイダーに連絡して、ソフトウェアのトライアルまたはデモバージョンを要求してください。多くの企業は、潜在的な顧客にサービスに含まれているものについてのアイデアを与え、ソフトウェアを自分で経験させるために、これらの種類の機会を提供しています。

ほとんどのプロバイダーは、ウェブサイトで無料トライアルまたはソフトウェアのデモバージョンを提供しています。「トライアル」または「デモ」を検索するか、会社に直接連絡して、利用可能なものがあるかどうかを尋ねるだけです。

トライアルとデモバージョンをテストするために使用するツールは何ですか？

• 各製品について気に入ったことと気に入らなかったことを追跡するためのノートアプリ
• プロバイダー間の価格、機能、カスタマーサービスを比較するためのスプレッドシートアプリ

これは、すべてのオプションをテストして選択肢を絞り込んだ後に行う必要があります。

適切なVoIPプロバイダーを選択することが重要なのはなぜですか？

簡単に言えば、VoIPを実装した後、プロバイダーを切り替えたくはありません。したがって、時間をかけて、コールセンターに最適なものを見つけることが重要です。

適切なVoIPプロバイダーを選択する方法は？

これでできることはすべてそれを選択することですが、この時点で将来についても考えるべきです。選択したプロバイダーは、技術の変化とビジネスの成長するニーズに対応できるでしょうか？カスタマーサービスは信頼できますか？競争力のある価格を提供できますか？

VoIP実装は長期的な投資であることを忘れないでください。したがって、自分とすべての利害関係者による十分に考慮された決定である必要があります。

**ヒント：**優れたカスタマーサービスを提供するプロバイダーを探してください。システムに問題がある場合、常に支援する人がいます。

適切なVoIPプロバイダーを選択するために使用するツールは何ですか？

• 決定マトリックスは、すべてのオプションを並べて比較するための優れた方法です。オンラインでテンプレートを見つけるか、ワープロまたはスプレッドシートアプリケーションで独自に作成できます

カスタマーサービスソフトウェアのセキュリティは非常に重要です。VoIP会話はハッカーにとって金鉱として見られることが多く、特定のリスクを伴います。

最大のVoIPセキュリティを確保することが重要なのはなぜですか？

他のネットワークシステムと同様に、VoIPはハッカーおよび他の悪意のある脅威から保護される必要があります。一部の会話は必然的に機密情報となり、その情報が意図した受信者以外の誰かにアクセスできるようにしたくはありません。

最大のVoIPセキュリティを確保する方法は？

VoIPシステムを最新のVoIPセキュリティパッチで最新に保つ必要があり、ファイアウォールも用意する必要があります。すべての従業員がフィッシング攻撃の危険性を認識していることを確認し、潜在的な危険信号を特定する方法について彼らをトレーニングしてください。

プロバイダーのパフォーマンスを監視し、その回線を通じて転送されているデータが脆弱でないことを確認します（例：トラフィックを暗号化することで）。また、緊急時のバックアップ計画を立ててください。安全なパスワードポリシーを使用することも不可欠です。組織内のすべての人が、頻繁に変更される強力なパスワードを使用する必要があります。

**ヒント：**既に選択したVoIPプロバイダーが、関連するすべてのセキュリティ規制に準拠していることを確認してください。

最大のセキュリティを確保するために使用するツールは何ですか？

• パスワード管理ツール：すべてのパスワードを追跡し、定期的に変更されていることを確認します
• ファイアウォールソフトウェア：不正アクセスからシステムを保護します
• VoIPソフトウェアのセキュリティパッチ
• 緊急バックアップ計画（例：データ損失の場合）
• 従業員トレーニング
• 監視ソフトウェア

すべてのデータ、連絡先、およびその他の情報を古いシステムから新しいシステムに転送することはストレスになる可能性があります。ただし、このステップを今すぐ実行しないと、後で混乱につながる可能性があります。

データを転送することが重要なのはなぜですか？

データがなければ、VoIP電話サービスは機能しません。すべての連絡先、メッセージ、通話履歴を転送する必要があります。従業員が通常通り作業を続けることができるようにする必要があります。電話システムの変更は、日常業務に大きな影響を与えるべきではありません。

データを転送する方法は？

情報を手動で転送するか、自動化されたマイグレーションツールを使用するか、古いシステムのAPIを活用してデータを自動的に転送できます。どの方法を選択しても、最初にテストして、すべてがスムーズに進むようにしてください。

**ヒント：**転送するデータが大量の場合は、自動化されたマイグレーションツールの使用を検討してください。これにより、時間と手間が節約されます。

データを転送するために使用するツールは何ですか？

• 手動転送ツール
• 自動化されたマイグレーションツール
• 古いシステムのAPI

すべてが稼働して実行されると、VoIPシステムを改善し、エージェントのワークフローを合理化できるアドオンと統合について考え始める時が来ました。

アドオンと統合をセットアップすることが重要なのはなぜですか？

VoIPコールルーティング、CRM統合、チャットボットなど、VoIPシステムを改善できる多くの優れた拡張機能があります。これらをシステムに追加することで、エージェントの生産性を向上させ、カスタマーサービスを改善できます。

アドオンと統合をセットアップする方法は？

ほとんどのアドオンと統合は簡単にセットアップできます。ソフトウェアをダウンロードしてインストールし、構成するだけです。ただし、一部は少し多くの作業が必要です。たとえば、VoIPシステムをCRMと統合するためです。プロセスはプロバイダーによって異なりますが、ありがたいことに、ほとんどのプロバイダーはチュートリアルとサポートを提供しています。

アドオンと統合をセットアップするために使用するツールは何ですか？

• チュートリアルまたはマニュアル
• プロバイダーのカスタマーサービスチームからのサポート

VoIP実装プロセスは新しいシステムのインストールで終わりません。効率的に機能させるには、理想的なコールフローについても考える必要があります。

理想的なコールフローを設計することが重要なのはなぜですか？

適切に設計されたコールフローは、エージェントが通話をどのように処理すべきか、顧客から収集する必要がある情報の種類、および通話をどのくらい速く転送できるかを定義します。

理想的なコールフローを設計する方法は？

最初のステップは、顧客のニーズを特定することです。彼らが会社に電話したときに何を望んでいますか？次に、エージェントが通話に応答する速度を決定する必要があります。コールフローを設計することは簡単ではなく、多くの時間と努力が必要です。

この分野で専門的な支援を受けることを検討してください。コールフローを改善できると感じた場合。

**ヒント：**コールフローがエージェントにとって理解しやすく、関係者全員にとって明確であることを確認してください。

理想的なコールフローを設計するために使用するツールは何ですか？

• フローチャートと図：コールフローを視覚化するのに役立ちます

システムを最大限に活用するには、VoIPプロバイダーを適切なコールセンターソフトウェアと統合する必要があります。

コールルーティングと管理手順を確立することが重要なのはなぜですか？

コールルーティングは顧客満足度を向上させ、運用コストを削減し、可能な限り高速に通話を管理するのに役立ちます。

コールルーティングと管理手順を確立する方法は？

最初のステップは、会社のコミュニケーション構造のマップを作成することです。これにより、異なる部門と彼らが処理する通話の種類を特定できます。

その後、通話の種類ごとにルーティング規則を作成する必要があります。これらは、エージェントが通話をどのように処理すべきか、別の部門に転送する必要があるとき、および誰がそれを受けるべきかを定義します。

VoIPプロバイダーと統合するソフトウェアを選択することでこれを実現できます。ここで最良の選択肢はLiveAgentコールセンターソフトウェアである可能性があります。これは99%以上のVoIPプロバイダーと互換性があります。

LiveAgentコールルーティングをどのように利用できますか？

たとえば、通話が別のエージェントにルーティングされるまでの秒数を設定することで、待機時間を短縮できます。また、着信通話がキューに留まる期間を決定することもできます。この事前に決定された時間が経過すると、通話はIVRのオフラインセクションに続きます。

これらのすべての機能は、顧客にシームレスな体験を提供することを目的としています。さらに、LiveAgentは24時間年中無休のカスタマーサービスを提供しており、コールセンターが運営される時間に関係なく、常にプロフェッショナルなサポートが提供されることを保証します。

コールルーティングと管理手順を確立するために使用するツールは何ですか？

• ルーティング規則：顧客の問い合わせを処理するプロセスを自動化します
• コールセンターソフトウェア（例：LiveAgent）

これは、チームが生産的で、モチベーションを保ち、常にプロフェッショナルなカスタマーサービスを提供したい場合に必要なステップです。

従業員のトレーニングを計画することが重要なのはなぜですか？

初期トレーニングがなければ、従業員は新しいVoIPシステムの使用方法を知りません。これにより、多くの質問、フラストレーション、および結果として顧客の不満につながります。

従業員トレーニングを計画する最良の方法は？

包括的なトレーニングプログラムと実行可能なトレーニング機会を設計する必要があります。各機能の動作方法、通話の発信と受信時のベストプラクティス、エージェントが顧客のリクエストをどのように処理すべきかなど、基本的なすべてを含める必要があります。

**ヒント：**トレーニングプログラムが簡単に理解でき、基本的なすべてをカバーしていることを確認してください。従業員が多い場合は、オンラインコースまたはビデオチュートリアルの使用を検討してください。

従業員トレーニングに使用するツールは何ですか？

• オンラインコース
• ビデオチュートリアル
• プロバイダーのカスタマーサービスチームからのサポート
• トレーニング資料

これは、停電やサーバークラッシュなどの予期しない状況が発生した場合にビジネスが継続的に実行できるようにする必須の計画プロセスです。

災害復旧計画を作成することが重要なのはなぜですか？

電話システムが正しく機能しない場合、またはまったく機能しない場合、顧客の喪失や生産性の低下など、会社に深刻な影響を与える可能性があります。

災害復旧計画に何を含めるべきですか？

• 会社のコミュニケーション構造の概要（コールフロー）
• ビジネス継続性に不可欠なすべての機能のリスト
• プロバイダーのカスタマーサービスチームの連絡先情報
• 災害が発生した場合にシステムを復元する方法に関する明確な手順

災害復旧計画を作成するために使用するツールは何ですか？

• ドキュメンテーションソフトウェア（例：Microsoft Word、Google Docs）
• スプレッドシート（例：Microsoft Excel、Google Sheets）

これは見落とされることが多いステップですが、将来的に多くの問題から救うことができます。番号割り当てを確認することで、すべての番号が正しい拡張機能とデバイスに割り当てられていることを確認できます。

番号割り当てを確認することが重要なのはなぜですか？

顧客が間違った部門またはエージェントから通話を受け取った場合、その逆の場合、それは混乱につながる可能性があります。

番号割り当てを確認する方法は？

アカウントにログインして、拡張機能とデバイスに割り当てられた番号を確認してください。不一致が見つかった場合は、プロバイダーのカスタマーサービスチームに連絡して変更をリクエストできます。

**ヒント：**常に連絡先情報を最新に保つようにしてください。緊急時にプロバイダーが連絡できるようにするためです。

番号割り当てを確認するために使用するツールは何ですか？

• オンラインアカウントログイン
• プロバイダーのカスタマーサービス

通話の開始時のオートアテンダントは、最初の印象を作成するものです。これを活用して、発信者が電話を切り続けることを促すグリーティングを記録してください。

ボイスメールグリーティングを記録することが重要なのはなぜですか？

顧客は正しい番号に電話したことを知っており、エージェントが利用可能になるまで長時間電話を切り続ける必要はありません。

ボイスメールグリーティングを記録する方法は？

ボイスメールグリーティングを記録するには、プロバイダーを使用してアカウントにログインし、新しいメッセージを作成する必要があります。部門名、営業時間、連絡先番号など、必要なすべての情報を含めることを忘れずにしてください。

**ヒント：**単に「こんにちは」と「ありがとうございます」と言うことに加えて、個人的なタッチを追加することをお勧めします。

ボイスメールグリーティングを記録するために使用するツールは何ですか？

• LiveAgentなどのコールセンターソフトウェア

これはVoIP実装プロセスの最後のステップです。VoIPテストフェーズを完了することで、すべてが期待通りに機能していることを確認でき、新しいシステムに問題がないことを確認できます。

テスト通話を行うことが重要なのはなぜですか？

最初から正しく機能しない場合、物を再構成する必要がない場合は時間を節約できます。また、電話システムに問題がある場合は、このプロセス中に発見され、顧客に影響を与える前に解決できます。

テスト通話を行う方法は？

テスト通話を行うには、プロバイダーを使用してアカウントにログインし、いくつかの異なる番号をダイヤルしてみてください。ボイスメール、コール転送、新しいシステムを使用して行われた通話の品質など、すべての機能を確認してください。

**ヒント：**テスト通話を行うのに最適な時間は、営業時間前に顧客がいないときか、エージェントが忙しくないオフピーク時です。

テスト通話を行うために使用するツールは何ですか？

• LiveAgentなどのコールセンターソフトウェア
• テストアカウント