コミュニケーションプランテンプレート
ステークホルダーを巻き込み、危機を管理し、キャンペーンをスムーズに立ち上げるための効果的なコミュニケーション計画テンプレートをご覧ください。今日から計画を始めましょう。...
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危機コミュニケーション計画は、組織が危機の時期に効果的にメッセージを伝えるのに役立つ重要なツールです。以下のチェックリストは、危機の時期にコミュニケーション目標を達成するための包括的な戦略を作成するのに役立ちます。
危機コミュニケーション計画チェックリストの重要性
どのような業界で働いていても、危機コミュニケーション計画を用意することが重要です。予期しない状況はいつでも発生する可能性があります。例えば、COVID-19危機などの公衆衛生上の緊急事態が発生する可能性があるため、準備が整っていると、効果的にコミュニケーションを取ることができ、ビジネスへの影響を最小限に抑えることができます。
危機コミュニケーションの最も重要な特性の1つは、事前計画です。危機が発生する前に危機の時期にコミュニケーション計画を立てるための時間をかけることで、災害が発生した場合に従う明確で簡潔な戦略があることを確認できます。チェックリストは、効果的なリスク コミュニケーション戦略の主要な要素を特定するのに役立ちます。つまり、何が起こっても準備ができていることになります。
危機コミュニケーション計画チェックリストの恩恵を受けることができるのは誰ですか
どの組織でも、危機コミュニケーション戦略を用意することで恩恵を受けることができます。民間部門か公的部門で働いているか、非営利組織であるかに関わらず、危機に備えることは不可欠です。危機コミュニケーション計画チェックリストは、そのための効果的な戦略の開発を開始するのに役立ちます。
ビジネスオーナー ビジネスを所有または運営している場合は、危機の可能性に備える必要があります。危機コミュニケーション計画チェックリストは、災害が発生した場合に対応する準備をするのに役立ちます。
マネージャー チームの人々を管理している場合は、危機の可能性に備える必要があります。危機が発生した場合、全員が何をすべきか、そして効果的にコミュニケーションを取る方法を知っていることを確認することが責任になります。
従業員 従業員の場合は、会社の危機コミュニケーション戦略を認識する必要があります。危機が発生した場合、顧客、クライアント、および一般大衆とのコミュニケーション方法を知ることが重要になります。
危機コミュニケーション計画チェックリストを見る
危機コミュニケーションに含める必要がある特性がいくつかあります。ここでは、効果的な危機コミュニケーション戦略の最も重要なコンポーネントと考えられるものを説明しました。
危機コミュニケーション計画チェックリスト
これには、危機の影響を受ける可能性のある人、例えば従業員、顧客、サプライヤー、投資家など、誰でも含まれます。
利害関係者を特定することが重要な理由は何ですか？
これらの各グループが危機によってどのように影響を受けるか、そして彼らの具体的なニーズと懸念が何であるかを考慮することが重要です。これにより、危機コミュニケーション戦略を各グループのニーズに合わせて調整できます。
利害関係者を特定する方法は？
危機の影響を受ける可能性のある人、肯定的にも否定的にも考え、結果に既得権を持っている人について考えてください。例えば、ビジネスオーナーの場合、従業員、顧客、サプライヤー、投資家はすべて利害関係者と見なされます。非営利組織の場合、利害関係者には寄付者、ボランティア、受益者、および一般大衆が含まれる可能性があります。
利害関係者を特定するために使用するツールは何ですか？
- 利害関係者分析ツール – 利害関係者の視覚的マップを作成するため
- スプレッドシートまたはテーブル – 利害関係者とその関心事をリストアップするため
CEOまたは会長などの単一の個人である場合もあれば、複数の人々のチームである場合もあります。
危機中のコミュニケーションを担当する人を確立することが重要な理由は何ですか？
コミュニケーションを担当する人がいることが重要です。そうすることで、明確な指揮系統があり、全員が情報を求める人を知っています。これにより、コミュニケーションが明確で簡潔であることを確認するのに役立ちます。
危機中のコミュニケーションを担当する人を確立する方法は？
最善の方法は、危機が発生する前に、誰か、または複数の人々を指定することです。危機中のコミュニケーションを担当するのに理想的な人は、冷静で、プレッシャーの下で明確に考えることができる人です。また、口頭と文章の両方で人々とうまくコミュニケーションを取ることができる必要があります。
危機中のコミュニケーションを担当する人を確立するために使用するツールは何ですか？
- スプレッドシート – 役職の潜在的な候補者をリストアップするため
- 予約カレンダー – 役職について議論し、誰かを指定するためのミーティングをスケジュールするため
危機コミュニケーション努力を担当する人を決定したら、その人が役職で何が期待されているかを理解していることを確認する必要があります。
危機コミュニケーション専門家に責任を認識させることが重要な理由は何ですか？
危機コミュニケーション戦略の実装を担当する人は、危機が発生した場合に迅速かつ効果的に行動できるように、自分の職務が何であるかを明確に理解する必要があります。これには、計画を知ること以上のことが含まれます。また、会社の全体的なコミュニケーション戦略を認識し、その場で考えることができる必要があります。
危機コミュニケーション専門家に責任を認識させる方法は？
最善の方法は、彼らと座って計画を詳細に確認し、彼らの具体的な役割と責任を強調することです。また、彼らが職務を効果的に遂行するために必要なトレーニングまたはリソースを提供する必要があります。
危機コミュニケーション専門家に責任を認識させるために使用するツールは何ですか？
- 1対1のミーティング – 計画を確認し、具体的な役割と責任について議論するため
- トレーニングリソース – 責任者に職務を効果的に遂行するために必要な知識とスキルを提供するため
- コミュニケーション戦略 – 責任者が会社の全体的なコミュニケーション戦略を認識していることを確認するため
緊急事態が発生したときに迅速に情報を広めることができるように、事前にコミュニケーション（メール、テキストメッセージ、ソーシャルメディアなど）に使用するチャネルを決定します。
危機コミュニケーション努力に使用されるチャネルを決定することが重要な理由は何ですか？
危機の間、最も効果的にそれらに到達するチャネルを使用してチームと利害関係者とコミュニケーションを取ることが重要です。また、緊急事態が発生したときに迅速に情報を広めることができるように、事前にコミュニケーションに使用するチャネルを決定することも重要です。このようにして、全員が同じメッセージを受け取り、危機の時期に誰も暗い中に放置されないことを確認できます。
危機コミュニケーション努力に使用されるチャネルを決定する方法は？
聴衆が誰であるか、そして彼らが最も反応する可能性のあるコミュニケーション方法を考えてください。例えば、従業員との社内コミュニケーションの場合、仕事中に簡単にアクセスできる方法（メールやイントラネットシステムなど）が必要です。顧客とコミュニケーションを取っている場合は、ソーシャルメディアや会社のウェブサイトのような、いつでもアクセスできる方法を使用する必要があります。
危機コミュニケーション努力に使用されるチャネルを決定するために使用するツールは何ですか？
- スプレッドシート – さまざまなチャネルとその聴衆をリストアップするため
- リサーチ – 聴衆に到達するのに最も効果的なチャネルを見つけるため（例えば、ソーシャルメディア投稿の分析）
- 調査ツール – チームまたは聴衆に、どのチャネルを好むかを尋ねるため
- 分析ツール – 過去の危機からのデータを確認して、ターゲット聴衆に到達するのに最も効果的だったチャネルを確認するため
- LiveAgent – 危機中に選択されたすべてのチャネル全体でコミュニケーションを取るため
これは、誰が送信しているかに関わらず、すべてのチャネル全体のすべてのコミュニケーションが一貫していることを確認するための良い方法です。
主要なメッセージのテンプレートを作成することが重要な理由は何ですか？
危機コミュニケーションにおいて一貫性は重要です。これは聴衆との信頼を構築するのに役立つためです。異なるソースから同じメッセージが表示されている場合、受信者はそれが真実である可能性が高くなります。さらに、一貫したメッセージングは混乱を防ぎ、全員が認識を合わせいることを確認するのに役立ちます。
主要なメッセージのテンプレートを作成する方法は？
使用するさまざまなチャネルを考慮し、それぞれのテンプレートを作成する必要があります。例えば、メールを使用している場合は、関連情報で簡単にカスタマイズできるメッセージテンプレートを作成する必要があります。ソーシャルメディアでは、存在するすべての異なるプラットフォーム全体で使用できるテンプレートを作成する必要があります。
主要なメッセージのテンプレートを作成するために使用するツールは何ですか？
- テキストエディタ – テンプレートを作成するため
- グラフィックデザインソフトウェア – 視覚的に魅力的なテンプレートを作成するため
よくある質問（FAQ）への回答を準備しておくことは、危機中に利害関係者に情報を提供するための有用な方法となります。
FAQを作成することが重要な理由は何ですか？
ウェブサイト上のFAQページを持つことは、混乱を防ぎ、全員が同じ情報を受け取っていることを確認するのに役立ちます。さらに、同じ、一般的に繰り返される質問に複数回答える必要がないため、時間を節約するのに役立ちます。
FAQを作成する方法は？
聴衆が誰であるか、そして彼らが持つ可能性のある質問を考慮する必要があります。例えば、従業員とコミュニケーションを取っている場合は、緊急時の会社の方針に関する質問を含めたいと思います。顧客とコミュニケーションを取っている場合は、危機がどのように彼らに影響を与えるかについての質問を含める必要があります。
FAQを作成するために使用するツールは何ですか？
- テキストエディタ – FAQを作成するため
- リサーチツール – 聴衆が持つ可能性のある質問を見つけるため（例えば、ソーシャルメディア投稿の分析）
危機の間、メディアは公衆に情報を広めるための強力なツールになる可能性があります。
メディアからの問い合わせを処理する方法を計画することが重要な理由は何ですか？
メディアは危機の間に聴衆に到達するための強力な方法になる可能性がありますが、侵襲的で破壊的になる可能性もあります。そのため、メディアからの問い合わせを処理する方法についての計画が必要です。メディアが発信するメッセージをコントロールできる場合は、聴衆が正確でタイムリーな情報を受け取ることを確認するのに役立ちます。
メディアからの問い合わせを処理する計画を立てる方法は？
「メディアの主な連絡先となるスポークスパーソンを指定するのが最善か」、「記者会見を開催するか」、「プレスリリースを発行すべきか」など、答える必要があるいくつかの質問があります。また、メディアにリリースする情報とそれをリリースする方法について考える必要があります。
メディアからの問い合わせを処理するために使用するツールは何ですか？
- トレーニング – 指定されたスポークスパーソンがメディアに効果的にメッセージを伝えるための準備をするため
- テキストエディタ – インタビューで打つ必要があるキーポイントのリストを準備するため
- レビューツール – 事前に危機コミュニケーションチームでキーポイントを確認するため
危機の時期には、全員が認識を合わせいて、正確な情報が発信されるように、従業員とコミュニケーションを取るための計画を立てることが不可欠です。
危機の時期に従業員とコミュニケーションを取るためのプロセスを概説することが重要な理由は何ですか？
危機の時期に従業員とコミュニケーションを取ることが重要です。そうすることで、全員が何が起こっているか、そして会社の危機対応が何であるかを知ることができます。さらに、これはうわさや推測の蔓延を防ぐのに役立ちます。
危機の時期に従業員とコミュニケーションを取るためのプロセスを概説する方法は？
まず、従業員とのコミュニケーションを担当する人を指定します。これはHR部門またはコミュニケーションの誰かである可能性があります。次に、従業員とのコミュニケーション方法を決定する必要があります。例えば、メールを送信するか、ミーティングを開催するか、ビデオメッセージを記録するかです。これは会社の規模と危機の深刻さによって異なります。
危機の時期に従業員とコミュニケーションを取るために使用するツールは何ですか？
- メールクライアント – インターネット経由でメッセージを送信するため
- ミーティングスケジューラー – 危機について議論するのに適切な時間を手配するため
- ウェビナーソフトウェア – オンラインミーティングを実施するか、ビデオメッセージを記録するため
危機コミュニケーション戦略を作成したら、危機が発生した場合に何をすべきかを知っているように、主要な人員を計画についてトレーニングする時間です。
主要な人員を緊急行動計画についてトレーニングすることが重要な理由は何ですか？
彼らは危機が発生した場合に計画を実装する責任がある人です。事前にトレーニングすることで、災害が発生した場合に何をすべきか、そして予期しない状況に備えていることを確認できます。
主要な人員を緊急行動計画についてトレーニングする方法は？
最初のステップは、主要な人員が誰であるかを特定することです。これは通常、管理職またはコミュニケーション職にいる人です。次に、対面トレーニングセッション、オンラインコース、または印刷されたマニュアルなど、さまざまな方法で実施できる危機コミュニケーション計画についてのトレーニングを提供する必要があります。
主要な人員を緊急行動計画についてトレーニングするために使用するツールは何ですか？
- トレーニングマニュアル – 危機コミュニケーション計画の簡単にアクセス可能な概要を提供するため
- オンラインコース – より対話的なトレーニング体験を提供するため
- 対面トレーニング – 主要な人員が計画を理解し、それに満足していることを確認するため
オンライン危機コミュニケーション計画は静的なドキュメントではありません。関連性と有効性を確保するために定期的に見直し、更新し、簡単にアクセスするためにデジタル形式で保存する必要があります。
オンライン危機コミュニケーション計画を定期的に見直し、更新することが重要な理由は何ですか？
世界は急速に変化しており、かつて危機の時期における効果的なコミュニケーションと見なされていたものは、もはやそうではないかもしれません。さらに、会社が成長し変化するにつれて、計画とコミュニケーション目標も変化する必要があります。計画を定期的に見直し、更新することで、常に最新の状態を保つことができます。
オンライン危機コミュニケーション計画を定期的に見直し、更新する方法は？
少なくとも年1回、または他の所定の期間後に、ドキュメント全体を見直し、必要な変更を加えるための時間を確保します。また、管理の変更や新製品の発売など、会社に大きな変更がある場合は常に計画を更新する必要があります。
オンライン危機コミュニケーション計画を見直し、更新するために使用するツールは何ですか？
- 年次レビュー – 組織内の危機コミュニケーションに関する視点を得るし、計画がまだ関連性があり、効果的であることを確認するため
- 変更追跡ソフトウェア – 時間の経過に伴う計画に加えられた変更の記録を保持するため
- プロジェクト管理ソフトウェア – 見直しと更新プロセスの調整を支援するため
危機中に落ち着きを保つためのヒント
仮定をするのを避ける
危機に直面すると、何が起こっているのか、そして何をする必要があるのかについて仮定をするのは誘惑的です。ただし、これは多くの場合、解決するより多くの問題につながります。落ち着きを保ち、仮定をするのを避けることが重要です。そうすることで、明確に考えることができ、最善の決定を下すことができます。
定期的に休憩を取る
危機の間、焦点を当てることと、タスクに集中することが重要です。ただし、圧倒されたり、ストレスを感じたりしている場合は、これを行うのが難しい場合があります。このような状況にある場合は、必要に応じて休憩を取って、問題を解決する準備ができて、リフレッシュされた状態に戻ることができます。適切な休憩を取る時間がない場合は、少なくとも息をするために一時停止し、数分間頭をクリアしてみてください。
性急な決定をするのを避ける
プレッシャーの下では、後で後悔する急いた決定を下すのは簡単です。可能であれば、危機が過ぎて、物事を考える時間がある場合は、決定をするまで待ってください。決定を下す必要がある場合は、時間をかけて、何かにコミットする前にすべてのオプションを検討してください。
透明性と正直さで主導する
危機の時期には、チーム、クライアント、および公衆に開放することが重要です。あなたが知っていることと知らないことについて率直に述べてください。人々はあなたの率直さを感謝し、これは彼らとの信頼を構築するのに役立ちます。また、全員が何が起こっているかについて正確に知らされていることを意味します。
まず自分の世話をすることに焦点を当てる
困難な時期に自分のニーズを忘れるのは簡単です。ただし、何よりもまず自分の世話をすることが重要です。これは、適切に食べて寝ていること、定期的に運動していること、そして必要に応じて自分の時間を取っていることを確認することを意味します。これらのことを行うことで、危機に対処し、他の人を助けるのに適した位置に置かれます。
危機コミュニケーション計画チェックリストの概要
- 利害関係者を特定する
- 危機中のコミュニケーションを担当する人を確立する
- 危機コミュニケーション専門家に責任を認識させる
- 危機コミュニケーション努力に使用されるチャネルを決定する
- 一貫性を確保するための主要なメッセージのテンプレートを作成する
- 利害関係者からの一般的な質問に答えるためのFAQを作成する
- メディアからの問い合わせを処理する方法を計画する
- 危機の時期に従業員とコミュニケーションを取るためのプロセスを概説する
- 主要な人員を緊急行動計画についてトレーニングする
- オンライン危機コミュニケーション計画を定期的に見直し、更新する
