効果的なメール通信のための10のコツ

メール通信は1971年にRay Tomlinson が最初のメールを自分自身に送信したときに開始されました。このテクノロジーはすでに50年以上前のものですが、毎日数十億のメールが送信されています。時には、実際の人に会うよりも毎日もっと多くのメールを読み、送信します。それにもかかわらず、メール通信では、自分の利益のために避けるべき同じ間違いを犯します。では、メールを改善するにはどうすればよいでしょうか？

以下は、効果的なメール通信のための10のコツです：

1. 明確で簡潔であること

ほとんどの人は、メールを読んで返信する時間が1日に少なすぎます。メールの本文は有益で直接的である必要があります。メールへの他の代替手段を使用している場合でも、受信者は短く明確なメッセージを高く評価します。箇条書きを使用するか、誰かと通信する必要がある各トピックについて個別のメールを書くことを検討してください。

**覚えておいてください：**長いメールは人々の人生を吸い出します。

2. 丁寧であること

誰かと良好な関係にない限り、非公式な言語、専門用語、スラング、不適切な略語を避けてください。メール「感じ」が感情的にどのように感じるかを考えてください。あなたの感情が誤解される可能性がある場合は、別の方法を見つけてください。あなたの言葉をフレーズします。親切で、敬意があり、感謝してください。

カジュアル、フォーマル、真剣、またはフレンドリーなトーンをいつ使用するかを知りたいですか？

3. 明確な件名行を使用する

件名行に基づいて、人々はメールを開くかどうかを決定します。多くの人が膨大な量のメールを受け取っているため、読者が中で何を見つけるかを説明することが重要です。受信者のインボックスは、最初のクリーンアップを行います。件名行のないメッセージは悪いメールと見なされ、したがってスパムに転送されます。

4. スペルと文法に注意を払う

これはあなたが気にかけていることを示す簡単な方法です。メッセージを大声で読んで、文法の誤りや、他の方法では見落とす可能性のある不便なフレーズを見つけるのに役立てます。

5. メールは決してプライベートではないことを念頭に置く

あなたのメッセージは、あなたの知識なしに他の人に転送される可能性があります。情報が非常に機密である場合は、それが正しい人に到達することを確認してください。

6. 主要なポイントを最初に配置する

誰かのメールで質問に答えている場合は、答えを最初の近くに配置します。ほとんどの人は、メッセージの最後に主要なポイントを理解するために長い段落を読むのは好きではありません。

7. 返信キーを使用する

メールに返信するときは、以前のメッセージを含めます。新しいメールを開始しないでください。このプラクティスはあなたの時間と受信者の時間を節約します。

8. 環境に優しい

可能な限りメールの印刷を避けてください。通信をより良く整理でき、さらに木を節約できます。

9. 大文字を避ける

すべて大文字を使用しないでください。それは叫びを暗示しています。また、同じサイズのすべてのタイプの文字を読むのはより困難です。そのため、読者に休憩を与えてください。

10. 署名を含める

メールの後ろに隠れず、署名を含めます。「敬具」、「敬具」、「すべての最高」で閉じます。状況に応じて。署名の下に会社の名前を書くことを忘れないでください。またはデジタル名刺を共有してください。

最終的な考え

メッセージが送信されたら、それを思い出すことは不可能であることに気付いてください。誰かに間違ったメッセージを送信することで、ビジネスやキャリアに損害を与え、破壊する可能性があります。常にメッセージを二重チェックし、メールを送信する前に受信者の行を二重チェックしてください。アウトリーチとクライアント通信専用の新しいメールアカウントを作成することも良い考えです。